E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028: alle Fristen im Überblick
Empfangen müssen alle schon seit 2025. Ausstellen wird ab 2027 Pflicht, gestaffelt nach Umsatz. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Hier stehen die Termine, die Umsatzgrenze und die Rechtsgrundlage in kompakter Form.
Kurz gesagt: Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen gilt ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 für alle.
Die Fristen auf einen Blick
| Termin | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen ist Pflicht | Alle inländischen B2B-Unternehmen |
| bis 31.12.2026 | Papierrechnung weiter erlaubt; PDF/sonstige Formate nur mit Zustimmung des Empfängers | Alle (Übergangsregel beim Ausstellen) |
| ab 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen ist Pflicht | Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| bis 31.12.2027 | Papier/PDF beim Ausstellen noch erlaubt | Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen ist ausnahmslos Pflicht | Alle inländischen B2B-Unternehmen |
Empfangen und Ausstellen: der wichtige Unterschied
Die Pflicht kommt in zwei Stufen. Empfangen müssen Sie schon heute: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung nach EN 16931 annehmen und verarbeiten können. Technisch reicht dafür eine E-Mail-Adresse. Die Rechnung müssen Sie aber lesen und prüfen können.
Ausstellen, also selbst E-Rechnungen verschicken, wird erst später Pflicht, und zwar gestaffelt nach Umsatz. Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss ab 2027 E-Rechnungen versenden; alle übrigen ab 2028.
Welche Buchhaltungs-Tools die Pflicht abdecken und wann sich Automatisierung lohnt, vergleicht Coreventa, das Unternehmen hinter einfache-rechnungen.de, im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht für KMU: DATEV, Lexware Office und sevDesk im Detail.
Die 800.000-Euro-Grenze
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Liegt er über 800.000 €, greift die Ausstellungspflicht ein Jahr früher (2027 statt 2028). Unternehmen darunter dürfen im B2B-Bereich bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papierrechnungen ausstellen. PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls zulässig.
Ist ein PDF schon eine E-Rechnung?
Nein. Ein per E-Mail verschicktes PDF gilt rechtlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes trägt strukturierte, maschinenlesbare Daten nach EN 16931, entweder als reine XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Genau diese Formate erzeugt und prüft einfache-rechnungen.de.
Rechtsgrundlage
Die Pflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und ist im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) verankert. Sie betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind nicht erfasst.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Muss ich als kleines Unternehmen schon etwas tun?
Zählt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
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Kostenlos registrierenQuellen: Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung; IHK Frankfurt am Main, E-Rechnungspflicht ab 2025; Wachstumschancengesetz / § 14 UStG.