XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied einfach erklärt
Beide sind gültige E-Rechnungen nach EN 16931; sie unterscheiden sich nur in der Verpackung. Das eine ist reines XML, das andere ein PDF mit XML darin. Hier lesen Sie in zwei Minuten, was wann passt.
Kurz gesagt: XRechnung = reine XML-Datei, rein maschinell. ZUGFeRD = ein normales PDF, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind. Beide erfüllen die Norm EN 16931. Für Behörden ist XRechnung vorgeschrieben; im B2B-Alltag ist ZUGFeRD oft praktischer, weil der Empfänger das PDF direkt lesen kann.
Die gemeinsame Grundlage: EN 16931
EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss: rund 60 Datenfelder, ein Teil davon Pflicht. XRechnung und ZUGFeRD sind beide technische Umsetzungen genau dieser Norm. Inhaltlich sind sie also gleichwertig; sie verpacken dieselben strukturierten Daten nur unterschiedlich.
XRechnung: reines XML
Eine XRechnung besteht ausschließlich aus einer XML-Datei. Für Menschen ist sie kaum lesbar, denn sie ist für die vollautomatische Verarbeitung durch Software gedacht. In Deutschland ist die XRechnung das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML
Ein ZUGFeRD-Dokument ist eine Rechnung in zwei Schichten in einer Datei: ein sichtbares PDF/A-3, das Sie wie gewohnt öffnen, und darin eingebettet die strukturierten Rechnungsdaten als XML, die Software automatisch ausliest. So kann der Mensch lesen und die Maschine dieselbe Datei verarbeiten. Die international standardisierte Variante heißt Factur-X.
Direkter Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nein (nur mit Viewer) | ja, direkt als PDF |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 (ab Version 2, EN-16931-Profil) |
| Behörden (B2G) | vorgeschrieben | nicht überall akzeptiert |
| B2B-Alltag | möglich | oft pragmatischer |
Welches Format sollten Sie nehmen?
An Behörden: XRechnung, denn sie ist dort vorgeschrieben. An Geschäftskunden: ZUGFeRD im EN-16931-Profil ist meist der pragmatischste Einstieg, weil der Empfänger das PDF sofort sehen kann, während die strukturierten Daten gleichzeitig für die Automatisierung bereitliegen. Wer beides braucht, erzeugt einfach beides.
Mit einfache-rechnungen.de liefern Sie aus denselben Rechnungsdaten wahlweise eine XRechnung-XML oder ein ZUGFeRD-PDF, jeweils gegen die Norm geprüft.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Kann ich ein ZUGFeRD-PDF einfach ausdrucken?
Was ist mit einem einfachen PDF ohne XML?
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Kostenlos registrierenQuellen: KoSIT (Standard XRechnung); FeRD (ZUGFeRD-Spezifikation); Norm EN 16931.