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E-Rechnung mit · ERP- und Branchensoftware

E-Rechnung mit Ihrem ERP: XRechnung und ZUGFeRD aus jedem System

Für Betriebe, die ihre Rechnungen seit Jahren aus einem ERP, einer Warenwirtschaft oder einer Branchensoftware schreiben, oft auf einem Server im eigenen Haus. Die Seiten dieses Bereichs zeigen je System, was es heute selbst kann und welcher Weg zur gültigen E-Rechnung realistisch ist. Ohne das System zu wechseln. Eine E-Rechnung gibt es in zwei Formen: als XRechnung (reine XML-Datei, das Pflichtformat für Behörden) oder als ZUGFeRD (ein normales PDF mit denselben Rechnungsdaten als eingebettetem XML). Beide folgen der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, welche Angaben eine E-Rechnung enthalten muss.

Kurz gesagt: Es gibt drei Wege. A: Sie drucken Ihre Rechnung wie bisher als PDF, ein Programm ergänzt im Hintergrund die vorgeschriebenen Rechnungsdaten (Aufwand: Tage). B: Ihr ERP liefert nur die reinen Rechnungsdaten (Zahlen, Namen, Beträge), unser Server baut daraus sowohl die vorgeschriebene Datei als auch eine lesbare Ansicht (Tage bis Wochen). C: Ihr ERP ruft unseren Dienst direkt beim Abspeichern jeder Rechnung selbst auf, ohne Umweg (Wochen). einfache-rechnungen.de hat keine fertigen Anschlüsse für einzelne Systeme. Es gibt eine API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen), die Ihre IT selbst nutzen kann, und die Anbindung als Dienstleistung durch Coreventa.

So entscheiden Sie in fünf Minuten

Beantworten Sie fünf Fragen zu Ihrem System. Aus den Antworten ergibt sich der Weg.

  1. Kann Ihr System die Rechnung als PDF drucken oder speichern? Das kann fast jedes System. Dann ist Weg A möglich, sofern Sie zusätzlich an die Rechnungsdaten kommen (Frage 2).
  2. Kann es Kopf- und Positionsdaten exportieren? Gemeint sind CSV- oder XML-Exporte, ein Report-Generator oder Lesezugriff auf eine Datenbank-View. Mit PDF und Export ist Weg A der schnellste Weg. Ohne brauchbares PDF, aber mit Export, passt Weg B.
  3. Kann es Skripte ausführen oder externe Dienste aufrufen? Makros, Plugins (Zusatzprogramme), Webhooks (automatische Meldungen an andere Programme) oder eine eigene REST-Schnittstelle erlauben Weg C: Die Rechnung wird beim Buchen erzeugt und direkt zurück ins Archiv gelegt. Diese Frage beantwortet Ihnen Ihre IT oder Ihr Systemhaus in einem Satz.
  4. Hat Ihr System schon ein E-Rechnungsmodul? Dann nutzen Sie es für den Versand. Klären Sie mit dem Hersteller, ob es in Ihrer Version enthalten ist oder extra lizenziert wird.
  5. Was fehlt dem Modul? Typische Lücken: keine unabhängige Prüfung vor dem Versand, kein Empfang und keine Prüfung fremder E-Rechnungen, fehlende Rechnungsarten wie Abschlags- oder Korrekturrechnung, nur ein Format statt XRechnung und ZUGFeRD. Genau für diese Lücken reicht die API als Ergänzung.

Die gesetzlichen Fristen, ab wann Sie ausstellen müssen, stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht und Fristen.

Branchen und Systeme

Jede Branche bringt eigene Rechnungsarten, Steuerfälle und Mengeneinheiten mit. Die Branchenseiten erklären diese Besonderheiten, die Systemseiten den konkreten Weg aus dem jeweiligen Programm.

Metallverarbeitung, Maschinenbau & Lohnfertigung

Abgerechnet wird nach Gewicht, Länge oder Stück, oft mit Material- und Lohnanteil in einer Rechnung. Größere Aufträge im Maschinenbau laufen über Anzahlungs- und Schlussrechnungen, die in der E-Rechnung als eigene Rechnungsart mit Vorauszahlung abgebildet werden.

Großhandel & Versandhandel

Rechnungen mit vielen Positionen, gemischten Einheiten und der Bestellnummer des Kunden sind der Normalfall. Dazu kommen Gutschriften für Retouren und Lieferungen ins EU-Ausland mit eigener Steuerkategorie.

Handwerk & Bau

Abschlags- und Schlussrechnungen, Bauleistungen mit Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG und öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID prägen den Alltag. Ein Sicherheitseinbehalt hat in der E-Rechnung kein eigenes Feld und muss individuell geklärt werden.

Autohaus & Kfz-Werkstatt

Werkstattrechnungen mischen Arbeitszeit, Teile und Pauschalen, Fahrzeugdaten stehen als Freitext auf der Rechnung. Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG beim Gebrauchtwagen hat in EN 16931 keine eigene Kategorie und gehört deshalb in eine individuelle Klärung.

Spedition & Logistik

Typisch sind Sammelrechnungen über einen Leistungszeitraum, Einheiten wie Kilometer oder Tonne und grenzüberschreitende Transporte mit abweichender Steuerbehandlung. Die Sendungs- oder Auftragsreferenz des Kunden sollte auf der Rechnung so ankommen, dass er sie automatisch zuordnen kann.

Agenturen & Dienstleister

Abgerechnet werden Stunden, Tagessätze und Pauschalen, häufig für einen Leistungszeitraum und mit weiterberechneten Fremdkosten. Bei Projekten mit Abschlägen gelten dieselben Regeln für Anzahlungs- und Schlussrechnungen wie im Bau.

Was jeder Weg technisch bedeutet

Dieser Abschnitt richtet sich vor allem an Ihre IT oder Ihr Systemhaus. Für die Entscheidung reichen die fünf Fragen oben.

Weg A: das vorhandene PDF anreichern

Ihr ERP druckt die Rechnung wie gewohnt als PDF. Ein kleines Skript oder die Anbindung durch Coreventa schickt dieses PDF zusammen mit den Rechnungsdaten an POST /v1/invoices/generate. Die API wandelt das PDF nach PDF/A-3u (Archivformat für PDF, das eingebettete Dateien erlaubt), erzeugt aus den Daten die XRechnung-XML, bettet sie ein und prüft das Ergebnis. Zurück kommt ein ZUGFeRD-PDF, das aussieht wie Ihre bisherige Rechnung.

Das Beispiel in Alltagssprache: Vorher druckt Ihr ERP eine gewohnte PDF-Rechnung über 250 kg Flachstahl mit 1.249,50 € brutto. Nachher kommt dieselbe Rechnung als ZUGFeRD-PDF zurück, sieht aus wie bisher und enthält die geprüften Rechnungsdaten, die Ihr Skript als JSON (ein Textformat für Daten) mitgeschickt hat.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

Technisches Beispiel anzeigen (JSON, für Ihre IT) 
# PDF aus dem ERP plus Rechnungsdaten in einem Aufruf:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @rechnung.json
{
  "invoice": {
    "invoice_number": "RE-2026-4711",
    "issue_date": "2026-09-25",
    "delivery_date": "2026-09-22",
    "due_date": "2026-10-09",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "K-10442",
    "seller": { … Name, Adresse, USt-ID, Kontakt … },
    "buyer":  { … Name, Adresse, E-Rechnungs-Adresse … },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE89370400440532013000" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Flachstahl S235, gesägt", "quantity": "250",
        "unit_code": "KGM", "unit_price_net": "4.20", "line_net_amount": "1050.00",
        "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "1050.00", "tax_amount": "199.50" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "1050.00", "net_amount": "1050.00", "tax_amount": "199.50",
      "gross_amount": "1249.50", "payable_amount": "1249.50" }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjQK…",
  "options": { "profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true }
}

Die Antwort meldet visual_source: "client_supplied" und base_pdf_converted: true. Lässt sich ein PDF nicht nach PDF/A wandeln, rastert die Option rasterize_on_failure es auf Wunsch mit 300 dpi, dann ohne Textebene.

Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Was passiert, wenn beide doch einmal voneinander abweichen? Bei einem ZUGFeRD-PDF zählt die eingebettete XML als Rechnung, nicht das sichtbare Bild. Die Buchhaltung Ihres Kunden übernimmt also die Werte aus der XML, während auf dem PDF etwas anderes steht. Das führt in der Praxis zu Rückfragen, Korrekturrechnungen und späteren Zahlungen. Deshalb sollten PDF und Daten immer aus demselben Datensatz im ERP kommen. Nach jeder Änderung an der Druckvorlage lohnt eine Stichprobe im kostenlosen Viewer: Er zeigt die eingebettete XML lesbar an, so vergleichen Sie beide mit einem Blick.

Weg B: Export nach JSON

Ihr ERP exportiert die Rechnungsdaten, ein Mapping baut daraus das JSON, der Server rendert das Sicht-PDF selbst aus derselben XML. PDF und XML stimmen dann garantiert überein, das Layout wird allerdings technisch-neutral. Zwei Stellen kosten in fast jedem Projekt Zeit:

  • Mengeneinheiten: Die E-Rechnung verlangt Codes nach UN/ECE Recommendation 20/21, geprüft gegen die Codeliste der KoSIT. ERP-eigene Kürzel müssen übersetzt werden, etwa „Stk" zu C62, „Std" zu HUR, „psch" zu LS, „lfm" zu MTR. Ein unbekannter Code führt zu HTTP 422; die Fehlerantwort nennt den Feldpfad der betroffenen Position und den abgelehnten Wert.
  • Summen: Vor der Erzeugung rechnet die API nach. Jede Position muss Menge mal Preis ergeben, gerundet auf zwei Nachkommastellen, und alle Summen müssen exakt stimmen. Weicht ein Betrag ab, kommt HTTP 422 mit dem gelieferten und dem berechneten Wert. Häufige Ursachen sind Preise pro 100 Stück oder Rabatte, die im ERP in den Positionsbetrag eingerechnet sind. Rabatte gehören als Positionsabschlag (line_allowances) ins JSON, statt Beträge passend zu machen.

Weg C: direkte API-Integration

Bietet Ihr System Skripting, Plugins, Webhooks oder eine eigene REST-Schnittstelle, ruft es die API beim Buchen oder Drucken der Rechnung selbst auf. XML und PDF werden anschließend ins Dokumentenarchiv des Systems zurückgeschrieben und dem Beleg zugeordnet. Das ist der sauberste Ablauf, braucht aber Entwicklungszeit im System und Tests mit allen Rechnungsarten, die Sie verwenden.

Ihr System ist nicht dabei?

Die Liste oben ist kein Katalog fertiger Schnittstellen, sondern eine Auswahl verbreiteter Systeme, zu denen wir die öffentlichen Herstellerangaben ausgewertet haben. Für eine Anbindung brauchen wir von Ihrem System nur zwei Dinge: die Rechnung als PDF und einen Export der Kopf- und Positionsdaten. Das reicht für Weg A, unabhängig vom Hersteller.

Wie die Anbindung durch Coreventa abläuft, steht unter ERP- und CRM-Anbindung. Schreiben Sie an matthis@coreventa.de oder buchen Sie direkt einen Termin. Hilfreich für das erste Gespräch: Name und Version Ihres Systems, eine Beispielrechnung als PDF und, falls vorhanden, eine Exportdatei.

Häufige Fragen

Muss ich für die E-Rechnung mein ERP wechseln?
Nein. Ihr ERP bleibt die Quelle der Rechnungsdaten. Es muss die Rechnung als PDF drucken oder die Kopf- und Positionsdaten exportieren können. Aus diesen Daten erzeugt die API die XRechnung-XML oder das ZUGFeRD-PDF und prüft das Ergebnis gegen EN 16931.
Bleibt mein Rechnungslayout erhalten?
Beim Weg A ja: Die API übernimmt das PDF aus Ihrem ERP, wandelt es nach PDF/A-3u und bettet die XML ein. Nicht eingebettete Schriften werden dabei ersetzt, das kann das Schriftbild leicht verändern. Für die Übereinstimmung von sichtbarem PDF und XML sind in diesem Weg Sie verantwortlich. Beim Weg B rendert der Server ein neutrales Sicht-PDF aus der XML, Logo und Briefpapier sind ab dem Plan Pro möglich.
Was ist, wenn mein ERP schon ZUGFeRD kann?
Dann nutzen Sie das Modul Ihres Herstellers für den Versand. Sinnvoll bleibt eine unabhängige Prüfung vor dem Versand über den Validierungs-Endpunkt, das Lesen und Prüfen eingehender E-Rechnungen und die Abdeckung von Fällen, die das Modul nicht beherrscht, etwa bestimmte Rechnungsarten oder Profile. Fragen Sie Ihren Betreuer, welche Formate, Profile und Versionen das Modul unterstützt.
Wie prüfe ich eingehende E-Rechnungen?
Mit dem kostenlosen Viewer. Er zeigt XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF bis 2 MiB lesbar an und prüft sie gegen EN 16931, ohne Konto. Per API lesen Sie die eingebettete XML aus ZUGFeRD-PDFs aus und übernehmen die Daten in Ihr System.
Was kostet die E-Rechnung aus dem ERP?
Die API kostet im Plan Free 0 € für 10 Rechnungen im Monat, Starter 7,99 € netto im Monat für 100 Rechnungen, Pro 49,99 € netto im Monat für 1.000 Rechnungen, Enterprise individuell. Gezählt wird pro Rechnung, nicht pro Seite, monatlich kündbar. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt, dessen Umfang vom System und vom gewählten Weg abhängt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Wer haftet, wenn die E-Rechnung inhaltlich falsch ist?
Für den Inhalt Ihrer Rechnung bleiben Sie verantwortlich, wie bei jeder Papierrechnung. Die Prüfung stellt sicher, dass die Datei den Formatregeln der EN 16931 entspricht, nicht dass Preise oder Steuersätze stimmen.

Genannte Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Hersteller. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zu den Herstellern der genannten Systeme.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).

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Stand: September 2026 · Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.