E-Rechnung mit Active Logistics: so wird aus der active-m-ware-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was die active-Produkte heute können

Produktfamilie: active logistics führte im Bereich Transport active m-ware, active alH.4 (TMS für Stückgut, LTL und FTL), active L-wiS, active FTL, active road (webbasiert für kleine Unternehmen) und active glis; dazu active finance (Finanzbuchhaltung), active clearing und active EDI (Stand der archivierten Seiten 2019 bis 2021). Welche Produkte proLogistik heute weiterführt, geht aus den öffentlichen Seiten nicht hervor.

active m-ware: ein workflow-orientiertes TMS für Stückgut, Teil- und Komplettladungen, Containerlogistik, internationale Lkw-Spedition, Automotive-Beschaffungslogistik, Kontrakt- und Lagerlogistik. Zu den Modulen gehören Tarifofferten, Sendungserfassung, Disposition, Fakturierung, Kostenmanagement und interne Leistungsverrechnung. „Masken, Dokumente, Labels und Formulare lassen sich leicht anpassen“, Schnittstellen nennt der Hersteller zu SAP, Schunk, ATLAS, Kooperationsclearing und Frachtenbörsen, als Plattformen Linux, IBM, SUN und Citrix. Der Produktflyer vom März 2022 zeigt ein Webportal sowie Abrechnung und Konditionierung auf moderner Basis.

Rechnungswesen und Datenaustausch: active finance hatte eine Standardschnittstelle zwischen m-ware und Diamant. active EDI lief als Cloud-Dienst im eigenen ISO-zertifizierten Rechenzentrum, mit SFTP, OFTP2 und AS2. active clearing übernahm Rückrechnung, Verrechnung und Saldierung zwischen Partnern von Speditionskooperationen, ausdrücklich auch mit Maut und Nachnahmen.

E-Rechnung: Im Verzeichnis der ZUGFeRD-Community beschreibt active logistics eine Konvertierungslösung, die Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen „über individuell zu entwickelnde Mappings“ in Zielformate umwandelt. Eine Aussage, dass active m-ware oder alH.4 XRechnung oder ZUGFeRD im Standard erzeugen, haben wir nicht gefunden.

Hersteller heute: active logistics trat im Dezember 2022 der proLogistik Group bei und firmiert seit dem 14.01.2025 mit der cargo support Group als proLogistik Transportation GmbH in Dortmund. active-logistics.com leitet dorthin um.

Der passende Weg für active m-ware

1. Drei Fragen an proLogistik: Fragen Sie Ihren Betreuer bei der proLogistik Transportation GmbH wörtlich: „Gibt es für unser m-ware-Release eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Ausgabe? Kann active EDI unsere Rechnungsdaten in XRechnung umsetzen, und zu welchen Kosten? Bleibt unser System bis 2028 im Support, oder ist ein Umstieg auf das pLG TMS geplant?“ Die Antworten entscheiden, ob sich eine Zwischenlösung lohnt.
2. Weg A, Druck-PDF anreichern: m-ware druckt die Rechnung wie bisher über das angepasste Formular. Ein kleines Programm liest dieselbe Rechnung aus der Datenbank, baut das JSON (ein Textformat für Daten) und schickt beides über unsere API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen) an generate. Ihr Kunde bekommt das gewohnte Rechnungsbild mit eingebetteter XML. Aufwand: wenige Tage, abhängig davon, wie gut die Datenbank zugänglich ist.
3. Weg B, vorhandenen Datensatz nutzen: Wer Rechnungen schon per EDI an Verlader oder per Clearing an eine Kooperation liefert, hat einen strukturierten Datensatz mit Kopf, Positionen und Steuern. Ein Mapping auf das API-JSON ersetzt kein bestehendes EDI, sondern bedient die Kunden, die eine E-Rechnung wollen. Die Sicht-PDF rendert der Server.
4. Eingang: Eingehende E-Rechnungen lesen Sie im Viewer und übergeben die Daten an active finance oder Ihre FiBu wie bisher.

Beispiel: active-m-ware-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Monatsabrechnung eines Kontraktlogistikers: Lagergeld je Palettenstellplatz, Kommissionierung je Position und versandfertige Paletten, eingezogen per SEPA-Lastschrift. Das PDF stammt aus dem m-ware-Formular (Weg A).

Vorher: m-ware druckt die Monatsrechnung für Lager, Kommissionierung und Warenausgang wie gewohnt als PDF. Nachher: dasselbe PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten samt Lastschriftangaben, das die Prüfung besteht und beim Kunden automatisch verbucht werden kann.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# PDF aus active m-ware plus Rechnungsdaten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @kontraktlogistik-september.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "KL-2026-09-017",
    "issue_date": "2026-10-01",
    "billing_period_start": "2026-09-01",
    "billing_period_end": "2026-09-30",
    "due_date": "2026-10-10",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "Kunde 30871",
    "purchase_order_reference": "Logistikvertrag 2024-07",
    "seller": {
      "name": "Ruhr Kontraktlogistik GmbH",
      "address": { "street": "Hafenstraße 50", "postal_code": "44147", "city": "Dortmund", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE123456789",
      "electronic_address": "rechnung@ruhr-kontraktlogistik.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "Debitorenbuchhaltung", "phone": "+49 231 000000", "email": "rechnung@ruhr-kontraktlogistik.example" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel Elektro GmbH",
      "address": { "street": "Industriering 7", "postal_code": "45127", "city": "Essen", "country_code": "DE" },
      "electronic_address": "invoice@beispiel-elektro.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "59", "mandate_reference": "KL-M-0042",
      "creditor_id": "DE98ZZZ09999999999", "debited_iban": "DE02120300000000202051" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Lagergeld September, Palettenstellplätze",
        "quantity": "310", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "6.40",
        "line_net_amount": "1984.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "2", "name": "Kommissionierung, Auftragspositionen",
        "quantity": "4120", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "0.38",
        "line_net_amount": "1565.60", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "3", "name": "Warenausgang, versandfertige Paletten",
        "quantity": "186", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "3.10",
        "line_net_amount": "576.60", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "4126.20", "tax_amount": "783.98" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "4126.20", "net_amount": "4126.20", "tax_amount": "783.98",
      "gross_amount": "4910.18", "payable_amount": "4910.18" }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjQK…",
  "options": { "profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true }
}

Die Bankverbindung des Kunden steht bei der Lastschrift in debited_iban, nicht in iban. Weil das m-ware-PDF das Rechnungsbild liefert, antwortet die API mit visual_source: "client_supplied".

Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Feldzuordnung

Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Stolpersteine in der Spedition mit active-Software

• Saldierte Clearing-Abrechnung als eine Rechnung: Ein Clearing-Beleg, der Leistungen des Partners und Leistungen der Zentrale gegeneinander aufrechnet, ist als E-Rechnung nicht darstellbar, denn Verkäufer und Käufer sind in beiden Richtungen vertauscht. Negative Positionen würden zudem die Umsatzsteuer der falschen Seite mindern. Lösung: je Richtung ein Beleg (Code 389 für die Abrechnung des Partners, 380 für die Leistungen der Zentrale), saldiert wird bei der Zahlung.
• Nachnahmebetrag in der Frachtrechnung: Die für den Versender kassierte Nachnahme ist kein Entgelt der Spedition, die Nachnahmegebühr dagegen schon. Steht der Nachnahmebetrag als steuerpflichtige Position auf der Rechnung, wird Umsatzsteuer auf fremdes Geld berechnet. Lösung: nur die Gebühr als Position mit Kategorie S, den Nachnahmebetrag getrennt abrechnen.
• Lademeter und Colli aus dem Stückguttarif: Die Codeliste kennt keinen eigenen Code für Lademeter. Ein Hauskürzel wie „LDM“ lehnt die API mit HTTP 422 und dem Feldpfad der Position ab. Lösung: LM (laufender Meter) oder MTR (Meter) mit „Lademeter“ in der Positionsbezeichnung, Colli als C62.
• Lastschrift ohne Gläubiger-ID: Viele Altformulare drucken die Gläubiger-ID nur im Briefkopf. In der XML fehlt sie dann, und die XRechnung-Prüfung schlägt bei Code 59 fehl. Lösung: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Kunden-IBAN aus den Stammdaten in payment_means übernehmen.
• Mehrere Mandanten, ein Druckweg: m-ware ist mehrfirmenfähig. Jede Gesellschaft braucht in der E-Rechnung ihre eigene USt-IdNr., Bankverbindung und E-Rechnungsadresse. Lösung: den Verkäuferblock je Mandant aus dessen Stammdaten füllen, nicht aus einer festen Vorlage.

Häufige Fragen

active m-ware und die übrigen active-Produkte sind Produkte der active logistics GmbH, die seit Januar 2025 gemeinsam mit den Firmen der cargo support Group als proLogistik Transportation GmbH firmiert. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).