E-Rechnung mit CarLo: so wird aus der CarLo-Rechnung eine geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD

Was CarLo heute kann

Hersteller und Produkt: CarLo ist das Transport-Management-System der Soloplan GmbH aus Kempten (Allgäu). Die Grundsoftware ergänzen Add-ons wie CarLo inTOUCH (Telematik), CarLo inAIR & SEA (Luft- und Seefracht), CarLo inHUB (Crossdocking), CarLo inSTORE (Lager) und CarLo exCHANGE (Unternehmensportal). Soloplan richtet sich an Speditionen und verladende Industrie vom Mittelstand bis zum Konzern.

Abrechnung: Die Funktionsübersicht nennt vollautomatische Preisermittlung mit Tariftabellen, Mautberechnung, Sammelrechnungen, Gutschriftverfahren, den automatischen E-Mail-Versand der Rechnung mit Ablieferbelegen und ausdrücklich die „Ausgabe von E-Rechnungen“. Lademittel lassen sich mit Rechnungen und Gutschriften abgleichen.

E-Rechnung im Detail: Im Ratgeber vom 5. Mai 2026 beschreibt Soloplan für CarLo den Versand „in allen geforderten Formaten (XRechnung, ZUGFeRD etc.)“, den direkten Import eingehender E-Rechnungen mit automatischem Abgleich gegen die Kalkulation, OCR für klassische PDF-Rechnungen, Freigabe-Workflows nach Kostenstelle und die Ablage im CarLo Cloud E-Archive mit DATEV-Schnittstelle. Umgesetzt sei die E-Rechnung in neun Ländern, darunter Deutschland, Polen und Italien.

Schnittstellen: Standardschnittstellen zur Finanzbuchhaltung, auf Wunsch individuell programmierte Anbindungen, Frachtenbörsen wie TIMOCOM, Trans.eu und Transporeon sowie nach Herstellerangabe über 45 Telematikanbieter. Ob CarLo in Ihrem Haus installiert oder gehostet läuft und ob die E-Rechnung eine eigene Lizenz braucht, sagen die öffentlichen Seiten nicht; das beantwortet Ihr Soloplan-Ansprechpartner.

Der passende Weg für CarLo

1. Release prüfen: Die Aussagen von Soloplan beziehen sich auf die jeweils aktuelle Version. Läuft bei Ihnen ein älterer Stand, klären Sie das Update, bevor Sie über Umwege nachdenken. Fragen Sie Ihren Soloplan-Ansprechpartner wörtlich: „Ist die E-Rechnung in unserer CarLo-Version enthalten oder eine eigene Lizenz, läuft unser CarLo installiert oder gehostet, welches ZUGFeRD-Profil und welche XRechnung-Version gibt es aus, und liest der Import bei einem ZUGFeRD-PDF die XML oder das OCR-Ergebnis?“
2. Referenzbelege gegenprüfen: Lassen Sie CarLo je Belegart eine Rechnung ausgeben: Einzelrechnung, Sammelrechnung, Gutschrift an einen Frachtführer, Rechnungskorrektur, eine Rechnung mit steuerfreier Position und eine an eine Behörde. Jede XML geht an POST /v1/invoices/validate-xml oder in den Viewer.
3. Ablehnungen klären: Meldet ein Kunde, Ihre E-Rechnung sei ungültig, laden Sie genau diese Datei hoch. Der Prüfbericht nennt die verletzte Regel, etwa BR-DE-15 für eine fehlende Käuferreferenz, und damit den Stammdatensatz, der in CarLo nachgepflegt werden muss. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.
4. Rechnungen außerhalb von CarLo: Belege, die nicht aus dem TMS kommen, zum Beispiel aus einer Gesellschaft ohne CarLo-Mandant, schreiben Sie in der Web-App oder erzeugen sie per API. Dafür ist keine Anbindung an CarLo nötig.

Der folgende Befehl ist für Ihre IT-Abteilung gedacht, nicht zum Selbstausführen. Er tut nur eines: Er schickt Ihre XRechnung-Datei aus CarLo zur Prüfung an unseren Dienst und bekommt als Antwort, ob sie den Regeln entspricht.

# XRechnung aus CarLo gegenprüfen (jq verpackt die Datei als JSON):
jq -Rs '{xml: .}' carlo-rechnung.xml | curl -X POST \
  https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/validate-xml \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" -d @-

Beispiel: Rechnungskorrektur als ZUGFeRD in einem Aufruf

Soloplan nennt Nachbelastungen selbst als typischen Sonderfall. So sieht eine korrekte Rechnungskorrektur aus, wenn nach dem Versand eine Wartezeit an der Beladestelle nachgemeldet wird: vollständige neue Fassung, Code 384, ein Vorbeleg, Maut als Zuschlag auf den ganzen Beleg. Das Beispiel dient als Referenz, mit der Sie die Ausgabe Ihres Systems vergleichen; der Server rendert die Sicht-PDF selbst.

Vorher: Die Rechnung über eine Teilladung Ulm nach Stuttgart ist verschickt, dann meldet der Fahrer zwei Stunden Wartezeit nach. Nachher: eine vollständige Korrekturrechnung, die auf die alte Rechnung verweist, die Wartezeit enthält und die Prüfung besteht.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Referenzbeleg erzeugen, XML und ZUGFeRD-PDF kommen zurück:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @korrektur-2026-1187.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "2026-1187-K1",
    "invoice_type_code": 384,
    "issue_date": "2026-09-29",
    "delivery_date": "2026-09-15",
    "due_date": "2026-10-29",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "WE-Stuttgart-17",
    "purchase_order_reference": "4500123987",
    "preceding_invoices": [ { "invoice_number": "2026-1187", "issue_date": "2026-09-18" } ],
    "note": "Korrektur der Rechnung 2026-1187 vom 18.09.2026: Wartezeit an der Beladestelle ergänzt.",
    "seller": {
      "name": "Südwest Logistik GmbH",
      "address": { "street": "Donauufer 8", "postal_code": "89073", "city": "Ulm", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE123456789",
      "electronic_address": "rechnung@suedwest-logistik.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "Fakturierung", "phone": "+49 731 000000", "email": "rechnung@suedwest-logistik.example" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Muster Maschinenbau AG",
      "address": { "street": "Werkstraße 20", "postal_code": "70565", "city": "Stuttgart", "country_code": "DE" },
      "electronic_address": "eingangsrechnungen@muster-maschinenbau.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE12500105170648489890" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Teilladung Ulm nach Stuttgart",
        "description": "15.09.2026, Sendung T-88412, 7,2 t",
        "quantity": "7.2", "unit_code": "TNE", "unit_price_net": "48.00",
        "line_net_amount": "345.60", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "2", "name": "Wartezeit Beladestelle Ulm",
        "quantity": "2", "unit_code": "HUR", "unit_price_net": "45.00",
        "line_net_amount": "90.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "charges": [ { "amount": "38.20", "tax_category": "S", "tax_rate": "19", "reason": "Mautanteil" } ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "473.80", "tax_amount": "90.02" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "435.60", "charge_total_amount": "38.20", "net_amount": "473.80",
      "tax_amount": "90.02", "gross_amount": "563.82", "payable_amount": "563.82" }
  }
}

Der Mautanteil steht auf Belegebene in charges und fließt in die Summe charge_total_amount. Das Nettoergebnis 473,80 € ist Positionssumme plus Zuschlag. Fehlt charge_total_amount oder stimmt es nicht, lehnt die API mit HTTP 422 ab und nennt beide Werte.

Feldzuordnung

Stolpersteine in der Spedition mit CarLo

• Korrektur ohne Vorbeleg: Eine Rechnung 384 ohne Verweis auf die Ursprungsrechnung erzeugt bei XRechnung die Warnung BR-DE-26, mehrere Vorbelege sind im Profil XRechnung nicht vorgesehen. Lösung: je Korrektur genau eine Ursprungsrechnung. Mehrere Korrekturen hintereinander verweisen jeweils auf die letzte Fassung.
• Maut auf Belegebene bei gemischten Steuerkategorien: Enthält eine Sammelrechnung steuerpflichtige Inlandsfahrten und steuerfreie Ausfuhrfahrten, kann ein einzelner Mautzuschlag mit 19 % nicht stimmen, denn die Maut teilt als Nebenleistung in der Regel das steuerliche Schicksal der Fahrt. Lösung: Maut je Fahrt als Positionszuschlag (line_charges) oder je Steuerkategorie ein eigener Belegzuschlag.
• Frachtführer-Gutschrift mit falschem Code: CarLo beherrscht das Gutschriftverfahren. Prüfen Sie an einem Beleg, dass Code 389 ausgegeben wird und der Frachtführer als Verkäufer mit USt-IdNr. und E-Mail-Adresse erscheint. Mit Code 381 bucht der Frachtführer den Beleg als Minderung.
• Verauslagte Zölle in der Luft- und Seefracht: Wer mit CarLo inAIR & SEA Importsendungen abrechnet, legt oft Zoll und Einfuhrumsatzsteuer für den Kunden aus. Ob das ein durchlaufender Posten ist, klärt zuerst der Steuerberater. Trifft es zu, kommt die Auslage auf einen eigenen Beleg mit Kategorie O, denn neben steuerpflichtigen Positionen weist die Prüfung sie zurück.
• Eingang: XML oder OCR: Bei einem ZUGFeRD-PDF ist die eingebettete XML die maßgebliche Rechnung, nicht das Bild. Klären Sie mit Soloplan, ob CarLo beim Import die XML liest oder das OCR-Ergebnis verwendet, wenn beides vorliegt. Weichen PDF und XML voneinander ab, zeigt der Viewer die XML-Werte.
• Behördenkunden: Ohne Leitweg-ID im Kundenstamm fehlt die Käuferreferenz, die XRechnung verlangt, und die Rechnungseingangsplattform weist den Beleg ab. Lösung: Leitweg-ID je Behörde einmal pflegen und mit einem Testbeleg prüfen.

Häufige Fragen

CarLo ist ein Produkt der Soloplan GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).