E-Rechnung mit GDI ERP: XRechnung und ZUGFeRD aus der GDI Business Line erzeugen und prüfen

Was GDI ERP heute kann

Hinter „GDI ERP“ steht die Produktlinie GDI Vision der GDI Software GmbH aus Landau in der Pfalz, die zur SelectLine Group gehört. GDI entwickelt nach eigener Angabe seit 1979 kaufmännische Software und nennt über 37.000 Installationen bei über 18.000 Kunden. Die Warenwirtschaft heißt GDI Vision Business Line und wird im Abo angeboten; die ältere Classic-Linie lief über Kauflizenzen. Technisch arbeitet die Business Line mit einer Firebird-SQL-Datenbank auf 64-Bit-Windows, hat einen Report-Designer, frei gestaltbare SQL-Auswertungen, eine Standard-Schnittstelle für externe Software und eine Interpretersprache für Erweiterungen; die Versionshinweise erwähnen außerdem Aufrufe per GDI-Basic.

Die öffentlichen Versionshinweise zeigen, wie aktiv der E-Rechnungs-Export gepflegt wird. Die E-Rechnungspflicht wird je Kunde gepflegt; seit Version 5.1.3 (März 2026) geht das direkt per Checkbox im Kundenstamm statt nur über die ZUGFeRD-Einstellungen. Über eine Systemeinstellung lässt sich die Pflicht auch generell setzen, dann werden einzelne Kunden ausgenommen. Version 5.1.4 bringt eine Dokumentation, welche Felder der Business Line in welche BT-Felder der Norm fließen. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben. Außerdem wurden Fehler behoben, die für den Versand relevant sind: eine veraltete ZUGFeRD-Versionsangabe in den PDF-Metadaten, die laut GDI zur Ablehnung führen konnte, abweichende Gesamtsummen bei mehreren Steuersätzen und ein falsches Vorzeichen bei Positionszuschlägen. Die ZUGFeRD-Version 2.4 vom Januar 2026 erforderte laut GDI keine Änderung am Export.

Auch der Empfang ist abgedeckt: Die GDI-Finanzbuchhaltung liest XRechnung und ZUGFeRD ein und ordnet den Lieferanten über Steuernummer, USt-ID oder IBAN zu. Ob der E-Rechnungs-Export im Abo enthalten ist oder separat berechnet wird, nennt GDI öffentlich nicht.

Der passende Weg für GDI ERP

1. Aktuellen Stand einspielen: Wegen der genannten Korrekturen lohnt sich Vision 5.1.4 beziehungsweise Classic 4.0.19 oder neuer, bevor Sie E-Rechnungen in großer Zahl versenden.
2. Stammdaten vervollständigen: XRechnung verlangt einen Ansprechpartner des Verkäufers mit Telefon und E-Mail sowie elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer. Laut Versionshinweisen bricht der Export bei fehlender E-Mail der Filiale mit einer Meldung ab; auch unvollständige Daten zum Zuständigen im Beleg, bei XRechnung Pflicht, führen zu einer Fehlermeldung.
3. Kunden einstufen: Behörden bekommen XRechnung mit Leitweg-ID, Geschäftskunden meist ZUGFeRD. Die Einstellung liegt je Kunde im Kundenstamm.
4. Stichproben unabhängig prüfen: Schicken Sie nach jedem Update einige exportierte Rechnungen mit Rabatten, Zuschlägen und zwei Steuersätzen an POST /v1/invoices/validate-pdf (ZUGFeRD) oder validate-xml (XRechnung). Wer nur ansehen will, nutzt den Viewer.
5. Nur für Sonderfälle, Weg C: Ob sich die API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen) per GDI-Basic oder über die Standard-Schnittstelle direkt aus der Business Line aufrufen lässt, ist öffentlich nicht dokumentiert; GDI-Basic unterstützt laut Versionshinweisen seit 5.1.4 JSON (ein Textformat für Daten). Das klären wir im Einzelfall mit Ihrem GDI-Partner. Das lohnt sich nur, wenn ein Fall im GDI-Export nicht abbildbar ist.

Fragen Sie Ihren GDI-Fachhändler wörtlich: „Auf welcher Version sind wir, enthält sie die E-Rechnungskorrekturen aus Vision 5.1.4 beziehungsweise Classic 4.0.19, gibt es die Checkbox für die E-Rechnungspflicht auch in unserer Version, und ist der E-Rechnungs-Export in unserem Abo enthalten oder ein eigenes Modul?“

Beispiel: GDI-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Der typische Aufruf für GDI-Anwender ist die Prüfung einer exportierten XRechnung:

Vorher haben Sie eine XRechnung aus dem GDI-Export, von der Sie nicht wissen, ob das Portal des Kunden sie annimmt. Nachher haben Sie einen Prüfbericht, der jede fehlende oder falsche Angabe benennt, bevor die Datei verschickt wird.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# XRechnung aus der GDI Business Line prüfen (XML als JSON-String):
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/validate-xml \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"xml": "<?xml version=\"1.0\" encoding=\"UTF-8\"?><rsm:CrossIndustryInvoice …"}'

Zum Vergleich mit Ihrem Export zeigt das folgende JSON einen Kleinauftrag eines Elektrogroßhändlers mit den Konstrukten, um die es in den Versionshinweisen mehrfach geht: einem Positionsrabatt sowie Nachlass und Zuschlag auf Belegebene, hier ein prozentualer Rechnungsrabatt und ein Mindermengenzuschlag. Ohne eigene PDF erzeugt die API daraus selbst ein ZUGFeRD-PDF; das JSON ist gegen XRechnung 3.0 geprüft.

Vorher stehen Positionsrabatt, Rechnungsrabatt und Mindermengenzuschlag nur auf dem Papier. Nachher liegen sie so in der E-Rechnung, dass der Kunde jeden Nachlass und Zuschlag maschinell nachrechnen kann; daneben können Sie Ihren eigenen Export legen.

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "VR-2026-05512",
    "issue_date": "2026-10-07",
    "delivery_date": "2026-10-07",
    "due_date": "2026-10-21",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "D-3306",
    "seller": {
      "name": "Pfalz Elektrogroßhandel GmbH",
      "address": {
        "street": "Industriestraße 9",
        "postal_code": "76829",
        "city": "Landau in der Pfalz",
        "country_code": "DE"
      },
      "vat_id": "DE345678901",
      "electronic_address": "rechnung@pfalz-elektro.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": {
        "name": "Auftragsbearbeitung",
        "phone": "+49 6341 555700",
        "email": "rechnung@pfalz-elektro.example"
      }
    },
    "buyer": {
      "name": "Elektro Brandt e. K.",
      "address": {
        "street": "Hauptstraße 51",
        "postal_code": "67433",
        "city": "Neustadt an der Weinstraße",
        "country_code": "DE"
      },
      "electronic_address": "buero@elektro-brandt.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": {"code": "58", "iban": "DE12500105170648489890"},
    "lines": [
      {
        "line_id": "1",
        "name": "Kabelbinder 200 x 4,8 mm, schwarz",
        "description": "Beutel à 100 Stück",
        "quantity": "3",
        "unit_code": "XPK",
        "unit_price_net": "6.40",
        "line_net_amount": "19.20",
        "tax_category": "S",
        "tax_rate": "19"
      },
      {
        "line_id": "2",
        "name": "Isolierband 19 mm x 20 m",
        "quantity": "10",
        "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "1.35",
        "line_allowances": [
          {"amount": "1.35", "reason": "Positionsrabatt", "percentage": "10", "basis_amount": "13.50"}
        ],
        "line_net_amount": "12.15",
        "tax_category": "S",
        "tax_rate": "19"
      }
    ],
    "allowances": [{"amount": "0.94", "reason": "Rechnungsrabatt 3 %", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"}],
    "charges": [{"amount": "7.50", "reason": "Mindermengenzuschlag", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"}],
    "tax_breakdown": [{"category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "37.91", "tax_amount": "7.20"}],
    "totals": {
      "line_net_amount": "31.35",
      "allowance_total_amount": "0.94",
      "charge_total_amount": "7.50",
      "net_amount": "37.91",
      "tax_amount": "7.20",
      "gross_amount": "45.11",
      "payable_amount": "45.11"
    }
  },
  "options": {"profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII"}
}

Die 3 % Rechnungsrabatt beziehen sich auf die Positionssumme 31,35 € und ergeben 0,94 €. Die Norm kennt auch auf Belegebene Prozentsatz und Basis; das Datenmodell der API übernimmt dort nur den Betrag. Den Prozentsatz nennen Sie deshalb im Grund (reason).

Feldzuordnung

Stolpersteine im Handel mit GDI ERP

• Belegrabatt bei zwei Steuersätzen: Ein Rechnungsrabatt auf eine Rechnung mit 7 % und 19 % muss auf die Sätze aufgeteilt werden, denn jeder Nachlass auf Belegebene trägt genau eine Steuerkategorie und einen Satz. Als ein Betrag mit 19 % stimmt die Steuer für die 7-%-Ware nicht mehr. Lösung: zwei Einträge in allowances, anteilig nach den Nettobeträgen je Satz.
• Alter Programmstand: Die Versionshinweise dokumentieren Korrekturen am Export, darunter eine Metadatenangabe, die zur Ablehnung führen konnte. Wer auf einem älteren Stand exportiert, sollte die Dateien vor dem Versand prüfen oder zuerst aktualisieren. Sonst landet der Fehler beim Kunden statt bei Ihnen.
• Falscher E-Rechnungstyp im Kundenstamm: Ein Behördenkunde mit ZUGFeRD statt XRechnung oder ohne Leitweg-ID kann vom Rechnungsportal abgewiesen werden. Umgekehrt braucht ein Industriekunde keine reine XML, wenn er ein lesbares PDF erwartet. Prüfen Sie die Einstellung je Kunde vor dem Stichtag.
• Unvollständige Stammdaten: Fehlen Ansprechpartner oder E-Mail des Verkäufers, ist die Rechnung nach XRechnung ungültig (BR-DE-2). Die API antwortet in diesem Fall mit HTTP 422 und nennt die Regel. Tragen Sie die Daten einmal zentral nach, statt sie pro Beleg zu ergänzen.
• Textpositionen: Reine Textzeilen ohne Menge und Preis sind in der E-Rechnung keine Positionen. GDI hat laut Versionshinweisen einen Fehler bei leeren Textpositionen behoben. Lange Hinweise gehören in den Freitext der Rechnung (note), nicht in eine Scheinposition mit 0 €.

Häufige Fragen

GDI Vision Business Line ist ein Produkt von GDI Software GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).