E-Rechnung mit WinAB: so wird aus der WinAB-food-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was WinAB heute kann

WinAB kommt von der Brückner System GmbH mit Sitz in Pinneberg bei Hamburg, die laut eigener Angabe seit 1980 Warenwirtschaftssysteme entwickelt. Die Produktfamilie umfasst WinAB Handel, die Branchenlösung WinAB food für den Lebensmittelgroßhandel und WinAB flowers für die grüne Branche. WinAB ist modular: ein Grundmodul plus Erweiterungsmodule, die sich laut Broschüre auch nachträglich erwerben und integrieren lassen. Zu den Serviceleistungen zählt Brückner die Installation von Hard- und Software beim Kunden sowie Miete, Kauf oder Leasing.

Für die E-Rechnung wichtig sind diese belegten Funktionen: Belegerstellung für Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen, Waagenanschluss, flexible Rabattierung, Leergutabrechnung mit automatischer Pfandberechnung auf der Rechnung, die gleichzeitige Verwendung verschiedener Losgrößen wie Stück und Karton pro Artikel, die Abgabe von SEPA-B2B- und Basislastschriften, EDI mit Handelskonzernen und Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungen und DATEV. Die Broschüre von 2020 beschreibt außerdem eine REST-Schnittstelle, „mit der durch einfache Konfiguration beliebige Daten in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden können“.

Als Partner für den Postausgang nennt Brückner gotomaxx mit dem PDFMAILER, eine Druckerschnittstelle zur Automatisierung von Versandprozessen. gotomaxx bewirbt PDFMAILER inzwischen auch für E-Rechnungen. Ob Brückner diese Kombination für WinAB als E-Rechnungsweg anbietet, steht auf den Brückner-Seiten nicht. Auch das ist eine Frage für Ihren Betreuer.

Der passende Weg für WinAB

1. Bei Brückner nachfragen: Gibt es für Ihre WinAB-Version eine E-Rechnungsfunktion oder ist eine geplant? Wenn ja, prüfen Sie deren Ausgabe mit dem Viewer, bevor Sie umstellen.
2. Weg A einrichten: WinAB druckt die Rechnung als PDF. Ein kleines Skript oder die Anbindung durch Coreventa liest die zugehörigen Rechnungsdaten und schickt beides an POST /v1/invoices/generate. Die Daten kommen aus dem Buchhaltungsexport oder, falls Brückner sie freischaltet, über die REST-Schnittstelle.
3. Einheiten und Steuersätze abbilden: Legen Sie einmalig fest, welches WinAB-Kürzel welchem Code entspricht (kg, Stück, Karton) und welche Warengruppen 7 % und welche 19 % tragen. Das ist die eigentliche Arbeit im Projekt.
4. Später Weg C: Stellt die REST-Schnittstelle Rechnungsdaten bereit, kann der Aufruf direkt beim Fakturieren erfolgen und XML und PDF zurück ins Archiv gehen. Das ist ein Projekt von einigen Wochen und setzt Brückners Mitwirkung voraus.

Fragen Sie Ihren WinAB-Betreuer bei Brückner wörtlich: „Erzeugt unsere WinAB-Version XRechnung oder ZUGFeRD, braucht es dafür ein eigenes Modul mit Lizenzkosten, und können wir die Rechnungsdaten über die REST-Schnittstelle oder einen Export abrufen?“

Beispiel: WinAB-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Ein Frischegroßhändler beliefert ein Restaurant: Rinderhüfte nach Gewicht, Tomaten im Karton, Pfand für Mehrwegkisten und eine Rolle Frischhaltefolie zum Regelsatz. Der Betrag wird per SEPA-Lastschrift eingezogen. Die PDF stammt aus WinAB (Weg A). Das JSON (ein Textformat für Daten) ist gegen XRechnung 3.0 geprüft.

Vorher gibt es nur die gedruckte WinAB-Rechnung mit Gewichtsware, Pfand und zwei Steuersätzen. Nachher ist es dieselbe PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten, die das Restaurant oder sein Steuerbüro ohne Abtippen übernehmen kann.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# PDF aus WinAB plus Rechnungsdaten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @frischerechnung.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "241877",
    "issue_date": "2026-10-06",
    "delivery_date": "2026-10-06",
    "due_date": "2026-10-16",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "10452",
    "note": "Der Betrag wird am Fälligkeitstag von Ihrem Konto eingezogen.",
    "seller": {
      "name": "Elbfrisch Lebensmittel GmbH",
      "address": {"street": "Großmarktstraße 5", "postal_code": "20097", "city": "Hamburg", "country_code": "DE"},
      "vat_id": "DE276543210",
      "electronic_address": "buchhaltung@elbfrisch.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": {"name": "Buchhaltung", "phone": "+49 40 5550600", "email": "buchhaltung@elbfrisch.example"}
    },
    "buyer": {
      "name": "Restaurant Seeblick GmbH",
      "address": {
        "street": "Uferweg 14",
        "postal_code": "23730",
        "city": "Neustadt in Holstein",
        "country_code": "DE"
      },
      "electronic_address": "rechnung@seeblick.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": {
      "code": "59",
      "mandate_reference": "ELB-10452-01",
      "creditor_id": "DE98ZZZ09999999999",
      "debited_iban": "DE44500105175407324931"
    },
    "lines": [
      {
        "line_id": "1",
        "name": "Rinderhüfte, vakuumiert",
        "description": "Charge 26-3817, Lieferschein 88120",
        "quantity": "12.480",
        "unit_code": "KGM",
        "unit_price_net": "18.90",
        "line_net_amount": "235.87",
        "tax_category": "S",
        "tax_rate": "7"
      },
      {
        "line_id": "2",
        "name": "Rispentomaten Kl. I",
        "description": "Karton à 6 kg",
        "quantity": "8",
        "unit_code": "XCT",
        "unit_price_net": "11.40",
        "line_net_amount": "91.20",
        "tax_category": "S",
        "tax_rate": "7"
      },
      {
        "line_id": "3",
        "name": "Pfand Mehrwegkiste",
        "quantity": "8",
        "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "3.90",
        "line_net_amount": "31.20",
        "tax_category": "S",
        "tax_rate": "7"
      },
      {
        "line_id": "4",
        "name": "Frischhaltefolie 45 cm x 300 m",
        "quantity": "2",
        "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "14.90",
        "line_net_amount": "29.80",
        "tax_category": "S",
        "tax_rate": "19"
      }
    ],
    "tax_breakdown": [
      {"category": "S", "rate": "7", "taxable_amount": "358.27", "tax_amount": "25.08"},
      {"category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "29.80", "tax_amount": "5.66"}
    ],
    "totals": {
      "line_net_amount": "388.07",
      "net_amount": "388.07",
      "tax_amount": "30.74",
      "gross_amount": "418.81",
      "payable_amount": "418.81"
    }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjcKJeLjz9MK…",
  "options": {"profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true}
}

Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Die Steuer wird je Satz auf die Summe gerechnet: 358,27 × 7 % = 25,08 und 29,80 × 19 % = 5,66.

Feldzuordnung

Die Tabelle zeigt, wo die Angaben Ihrer WinAB-Rechnung in der E-Rechnung landen. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Stolpersteine im Lebensmittelgroßhandel mit WinAB

• Gewicht vorab gerundet: Die Waage liefert 12,480 kg, auf der Rechnung steht aber 12,5 kg, gerechnet wurde mit dem exakten Gewicht. Dann passen Menge, Preis und Positionsbetrag nicht zusammen, und die API antwortet mit HTTP 422 für diese Position. Lösung: Übergeben Sie genau die Menge, mit der WinAB gerechnet hat, mit bis zu vier Nachkommastellen. Gerundet wird nur der Positionsbetrag auf Cent.
• Steuersatz aus der falschen Warengruppe: Folie, Reinigungsmittel oder Einweggeschirr tragen 19 %, auch wenn sie auf einer Lebensmittelrechnung stehen. Jede Position braucht ihren eigenen Satz, und die Steueraufschlüsselung braucht genau einen Eintrag je Satz. Fehlt der 19-%-Eintrag, passen Steuer und Positionen nicht zusammen, und die API antwortet mit HTTP 422. Prüfen Sie die Zuordnung Warengruppe zu Steuersatz einmal vollständig, bevor Sie umstellen.
• Leergut-Rückgabe: Verrechnen Sie zurückgenommene Kisten auf der Lieferrechnung, geht das als Position mit negativer Menge, solange der Rechnungsbetrag insgesamt positiv bleibt. Das haben wir so geprüft. Ein pauschaler Abzug ohne Menge und Preis ist dagegen nicht nachrechenbar.
• Lastschrift wie Überweisung ausgegeben: Kunden mit Einzugsermächtigung brauchen den Zahlungscode 59 mit Mandatsreferenz, Gläubiger-ID und der IBAN des Kunden. Fehlt eine dieser Angaben, lehnt die API die Anfrage mit Feldpfad ab. Mit Code 58 und Ihrer IBAN würde der Kunde zur Überweisung aufgefordert, obwohl Sie abbuchen.
• Handelsketten mit EDI: Kunden, die WinAB-Rechnungen bereits per EDI erhalten, bleiben bei EDI. Die E-Rechnung betrifft vor allem Gastronomie, Einzelhandel und Kantinen ohne EDI-Anbindung. Legen Sie im Kundenstamm fest, wer was bekommt.
• Frist falsch eingeschätzt: Liegt Ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 €, gilt für das Ausstellen eine längere Übergangsfrist. Wann welche Pflicht gilt, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht & Fristen. Eingehende E-Rechnungen müssen Sie unabhängig davon schon heute annehmen können.

Häufige Fragen

WinAB ist ein Produkt von Brückner System GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).