E-Rechnung mit PROAD: so wird aus der PROAD-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was PROAD heute kann

PROAD wird von der everii Germany GmbH in Hamburg angeboten, einem Unternehmen der everii Group. Die Software deckt Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Finanzmanagement und Zeiterfassung für Agenturen und Beratungen ab; der Hersteller nennt mehr als 1.700 Kunden und Integrationen unter anderem zu DATEV, BMD, HubSpot, Jira, Personio, SAP und Zapier. Neben der Cloud-Variante PROAD Sky führt das Helpcenter Artikel zu Kundenhost-Installationen, Datensicherung und Lizenzschlüsseln.

Das Zusatzmodul „XRechnung“ ist im Helpcenter ausführlich beschrieben. Es setzt vollständige Stammdaten der Agentur und des Kunden voraus: Anschrift, Telefon, E-Mail, USt-IdNr. und Steuernummer, eine gültige IBAN, ISO-Währung und ISO-Ländercode, eine SEPA-Zahlungsbedingung und die Leitweg-ID im Kundenstamm unter Details. Die Ausgangsrechnung muss gebucht sein; dann erzeugt die Funktion „XRechnung erstellen und herunterladen“ eine XML-Datei und validiert sie direkt. Das Ergebnis lautet OK, Warnungen, Fehler oder „Validierung nicht verfügbar“. Jede Zeile der Positionsliste wird genau eine Rechnungsposition.

Seit dem 1.1.2025 dient das Modul laut Helpcenter auch für B2B-Rechnungen. Eingehende E-Rechnungen lassen sich unter Rechnungswesen, Eingangsrechnung importieren, und zwar XRechnung 3.0.2, 2.2.0 und 2.1.1 sowie Peppol BIS 3; ZUGFeRD funktioniert, die Validierung soll aber noch überarbeitet werden.

Der passende Weg für PROAD

1. Modul vorhanden: Stammdaten nach Helpcenter-Liste vervollständigen, je Kunde eine Referenz vergeben und die erste Rechnung jedes Typs im Viewer gegenprüfen. Die API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen) brauchen Sie dann nur für Sonderfälle.
2. Modul nicht lizenziert (Weg A): Das PROAD-PDF bleibt die sichtbare Rechnung. Rechnungsdaten kommen aus einer Auswertung oder einem Export; welche Ihrer Installation zur Verfügung stehen, klären Sie mit everii. Die API erzeugt daraus ZUGFeRD und XRechnung.
3. Behördenkunden ohne Modul: Für Portale von Bund und Ländern genügt die reine XML. Mit "syntax": "UBL" liefert die API nur die XRechnung.

Aufwand für Weg A: wenige Tage, wenn ein Export existiert. Eine direkte Integration (Weg C) über PROAD-Schnittstellen haben wir nicht verifiziert.

Fragen Sie Ihren PROAD-Ansprechpartner bei everii wörtlich: „Ist das Zusatzmodul XRechnung in unserer Lizenz enthalten, bietet unser Versionsstand schon die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD, und aus welchem Export oder welcher Auswertung bekommen wir Rechnungskopf und Positionen?“

Beispiel: PROAD-Rechnungskorrektur als XRechnung

Eine Hamburger Designagentur hat einem Landesamt 38 Stunden berechnet, geleistet waren 32. Die Korrektur trägt den Typcode 384, verweist auf genau eine ursprüngliche Rechnung und nennt den Grund im Freitext. Das Landesamt nimmt nur XML an, deshalb UBL ohne PDF.

Vorher: Die gebuchte PROAD-Rechnung an das Landesamt weist 38 Stunden aus und ist bereits verschickt. Nachher: eine Korrekturrechnung als reine XML-Datei, die auf genau diese Rechnung verweist, nur noch die geleisteten 32 Stunden berechnet und die Prüfung besteht.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Korrektur als reine XRechnung erzeugen:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @korrektur.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "RE-2026-0468",
    "issue_date": "2026-09-24",
    "invoice_type_code": "384",
    "preceding_invoices": [ { "invoice_number": "RE-2026-0412", "issue_date": "2026-08-28" } ],
    "billing_period_start": "2026-08-01",
    "billing_period_end": "2026-08-31",
    "due_date": "2026-10-24",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "05315000-00017-42",
    "purchase_order_reference": "LA-2026-0093",
    "note": "Korrektur der Rechnung RE-2026-0412: 32 statt 38 Stunden Grafikleistung.",
    "seller": {
      "name": "Beispiel Design GmbH",
      "address": { "street": "Hafenstraße 4", "postal_code": "20459", "city": "Hamburg", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE123456789",
      "electronic_address": "rechnung@design.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "P. Beispiel", "phone": "+49 40 1234567", "email": "rechnung@design.example" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Landesamt für Beispielwesen",
      "address": { "street": "Behördenallee 10", "postal_code": "50679", "city": "Köln", "country_code": "DE" },
      "electronic_address": "e-rechnung@landesamt.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE89370400440532013000" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Grafikleistungen Informationsbroschüre", "quantity": "32", "unit_code": "HUR",
        "unit_price_net": "95.00", "line_net_amount": "3040.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "2", "name": "Nutzungsrechte Bildmaterial, Print, 12 Monate", "quantity": "1", "unit_code": "LS",
        "unit_price_net": "600.00", "line_net_amount": "600.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "3640.00", "tax_amount": "691.60" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "3640.00", "net_amount": "3640.00", "tax_amount": "691.60",
      "gross_amount": "4331.60", "payable_amount": "4331.60" }
  },
  "options": { "profile": "XRECHNUNG", "syntax": "UBL" }
}

Fehlt preceding_invoices, meldet die Prüfung die Regel BR-DE-26. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben. Viele Rechnungseingänge verarbeiten eine Korrektur ohne Vorbeleg nicht automatisch.

Feldzuordnung

Stolpersteine in Agenturen mit PROAD

• Erfundene Leitweg-IDs für Geschäftskunden: Weil PROAD für jeden Kunden eine Leitweg-ID erwartet, liegt es nahe, Fantasiewerte im Behördenformat einzutragen. Der Kunde kann damit nichts zuordnen. Lösung: mit Geschäftskunden eine echte Referenz vereinbaren, etwa Kostenstelle oder Projektnummer, und nur bei Behörden die amtliche Leitweg-ID verwenden.
• Überschriften und Textzeilen in der Positionsliste: Da jede Zeile zur Rechnungsposition wird, erscheinen Zwischentitel oder Hinweise als Positionen ohne sinnvolle Menge und Preis. Lösung: Texte in die Beschreibung der zugehörigen Position oder in den Freitext verlagern; in der API lines[].description oder note.
• Korrektur durch Überschreiben: Eine bereits versendete, gebuchte Rechnung noch einmal mit derselben Nummer zu erzeugen, führt beim Kunden zu einer Dublette. Lösung: Storno 381 oder Korrektur 384 mit genau einem Vorbeleg, wie im Beispiel.
• Eingehende ZUGFeRD ungeprüft übernommen: PROAD importiert ZUGFeRD, der Hersteller nennt die Validierung aber selbst noch unfertig. Eine Lieferantenrechnung mit falscher Summe käme so ungeprüft in die Buchhaltung. Lösung: ZUGFeRD-Eingänge vorher im Viewer prüfen, bei Fehlern beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordern.
• Ungültige IBAN in den Agenturstammdaten: Bei Code 58 prüft die Regel BR-DE-19 die IBAN. Ein Zahlendreher blockiert jede Rechnung. Lösung: IBAN mit Prüfziffer einmal sauber pflegen; die API meldet den Fehler mit HTTP 422 und Feldpfad.

Häufige Fragen

PROAD ist ein Produkt der everii Germany GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).