E-Rechnung mit QuoJob: so wird aus der QuoJob-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was QuoJob heute kann

QuoJob kommt von der QuoTec GmbH in Ratingen und tritt heute als „Fortes QuoJob“ auf; die frühere Adresse quojob.de leitet auf fortesquojob.com weiter. Der Hersteller beschreibt eine modulare Agentursoftware für Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Finanzen, zugeschnitten auf Agenturen mit mehreren Teams und laufenden Retainern. Die Marktübersicht des Agentursoftware Guide (Stand März 2026) nennt Betrieb als Inhouse-Server oder als Anwendung im Internet sowie Kauf, Leasing und SaaS.

Als Schnittstellen führt QuoTec DATEV, Lexware, Diamant und SAP auf, dazu eine offene REST-API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen), über die auf Wunsch eigene Anbindungen gebaut werden.

Zur E-Rechnung meldete QuoJob im Mai 2024 ein ZUGFeRD-Modul, das Rechnungen „automatisch“ im passenden Format erzeugt; das Tutorial spricht von ZUGFeRD und X-Rechnungen. Als wichtigste Einstellung nennt es Adresse und Umsatzsteuer-ID pro Mandant. Nicht öffentlich beschrieben sind ZUGFeRD-Version und Profil, die XRechnung-Version, die Syntax (CII oder UBL) und ein Import eingehender E-Rechnungen.

Der passende Weg für QuoJob

Wer das Modul hat, nutzt es und prüft die Ergebnisse. Die API ist hier Kontrollinstanz, nicht Ersatz:

1. Stichprobe je Rechnungstyp: eine Retainer-Rechnung, eine Projektrechnung, eine Rechnung an einen EU-Kunden und eine Gutschrift aus QuoJob erzeugen.
2. Prüfen: jede Datei in den Viewer laden oder per API validieren. Sie sehen Profil, Pflichtfelder und Regelverstöße mit Regelnummer.
3. Nachbessern: Fehler liegen meist in Stammdaten (Mandant, Kunde, Bank) und lassen sich in QuoJob selbst beheben.

Ohne Modul gilt Weg A: Das PDF aus QuoJob bleibt die sichtbare Rechnung, die Rechnungsdaten kommen aus einem Export oder einer Auswertung, die API bettet die XML ein. Das ist in Tagen umsetzbar. Eine direkte Anbindung über die QuoJob-API (Weg C) setzt voraus, dass sie Rechnungskopf und Positionen liefert; das bestätigt nur der Hersteller.

Fragen Sie Ihren Ansprechpartner bei QuoTec wörtlich: „Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil schreibt unser E-Rechnungsmodul, welche XRechnung-Version in CII oder UBL, ist das Modul in unserer Lizenz enthalten, liefert die QuoJob-API Rechnungskopf und Positionen, und können wir eingehende E-Rechnungen importieren?“

Beispiel: QuoJob-Retainer an einen EU-Kunden als ZUGFeRD

Eine Düsseldorfer Agentur betreut einen Kunden in Wien mit einem Monatsretainer über 40 Stunden. Im September fielen 6,5 Mehrstunden an. Der Kunde ist Unternehmer mit österreichischer UID, die Steuer schuldet er selbst. Weil kein deutscher öffentlicher Auftraggeber beteiligt ist, genügt hier das Profil EN16931.

Vorher: QuoJob druckt den September-Retainer für den Wiener Kunden als PDF, mit Pauschale und 6,5 Mehrstunden. Nachher: dasselbe PDF mit eingebetteter E-Rechnung, in der beide Positionen ohne deutsche Umsatzsteuer stehen und der Hinweis auf die Steuerschuld des Kunden maschinenlesbar mitgeliefert wird.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Retainer-PDF aus QuoJob plus Daten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @retainer-september.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "2026-R-0351",
    "issue_date": "2026-10-01",
    "billing_period_start": "2026-09-01",
    "billing_period_end": "2026-09-30",
    "due_date": "2026-10-15",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "MKT-AT-2026",
    "purchase_order_reference": "4500123456",
    "note": "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).",
    "seller": {
      "name": "Beispiel Content Agentur GmbH",
      "address": { "street": "Kanalstraße 8", "postal_code": "40213", "city": "Düsseldorf", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE123456789",
      "electronic_address": "rechnung@content-agentur.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "K. Beispiel", "phone": "+49 211 1234567", "email": "rechnung@content-agentur.example" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel Handels GmbH",
      "address": { "street": "Ringstraße 20", "postal_code": "1010", "city": "Wien", "country_code": "AT" },
      "vat_id": "ATU12345678",
      "electronic_address": "invoice@handel.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE89370400440532013000" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Retainer Content-Betreuung September (40 Std. Kontingent)", "quantity": "1", "unit_code": "LS",
        "unit_price_net": "4200.00", "line_net_amount": "4200.00", "tax_category": "AE", "tax_rate": "0" },
      { "line_id": "2", "name": "Mehrstunden über Kontingent", "quantity": "6.5", "unit_code": "HUR",
        "unit_price_net": "98.00", "line_net_amount": "637.00", "tax_category": "AE", "tax_rate": "0" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "AE", "rate": "0", "taxable_amount": "4837.00", "tax_amount": "0.00",
        "exemption_reason": "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "4837.00", "net_amount": "4837.00", "tax_amount": "0.00",
      "gross_amount": "4837.00", "payable_amount": "4837.00" }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjcK…",
  "options": { "profile": "EN16931", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true }
}

Beide Positionen stehen auf AE mit 0 %, der Steuerbetrag ist 0,00 €, und der Befreiungsgrund steht in tax_breakdown. Die Mehrstunden bleiben eine eigene Zeile, damit der Kunde Kontingent und Zusatzaufwand getrennt buchen kann.

Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Feldzuordnung

Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Stolpersteine in Agenturen mit QuoJob

• Mandant ohne vollständige Stammdaten: Fehlen USt-IdNr. und Steuernummer des leistenden Mandanten, verletzt die Rechnung BR-CO-26; fehlt der Ansprechpartner, ist sie im Profil XRECHNUNG ungültig. Die API antwortet mit HTTP 422 und dem Feldpfad. Lösung: alle Mandanten einmal vollständig pflegen, bevor der erste Kunde E-Rechnungen verlangt.
• Profil nicht geprüft: Ein PDF mit eingebetteter XML ist noch keine gültige E-Rechnung. MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Lösung: eine Probedatei im Viewer öffnen und das Profil ablesen, bevor Sie auf Massenversand umstellen.
• Nicht genutzte Retainer-Stunden: Wird ein Stundenguthaben verrechnet, darf es nicht als negative Pauschale ohne Bezug auftauchen. Lösung: als Nachlass an der Position (line_allowances mit reason) oder als eigene Gutschrift 381 mit Bezug auf die Ursprungsrechnung.
• Reverse Charge mit 19 % im Layout: Steht im PDF noch der Regelsatz, in der XML aber AE, widersprechen sich die beiden Teile. Weil die API in Weg A das PDF nicht liest, fällt das niemandem auf außer dem Kunden. Lösung: Steuerschlüssel für EU-Kunden in QuoJob so pflegen, dass Druck und Daten aus derselben Einstellung kommen.
• Mehrstunden mit Komma: „6,5“ aus einem deutschen CSV-Export ist im JSON (ein Textformat für Daten) keine Dezimalzahl, und die Summenprüfung kann nicht rechnen. Lösung: Zahlen als Zeichenkette mit Punkt übergeben, also "6.5".

Häufige Fragen

QuoJob ist ein Produkt der QuoTec GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).