E-Rechnung mit SOG ERP: so wird aus der SOG-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was SOG ERP heute kann

SOG ERP stammt von der SOG Business-Software GmbH. Das Unternehmen wurde 1984 gegründet und nennt über 290 Kunden aus Großhandel, Außenhandel und E-Commerce. Betrieben wird die Software als Cloud-Lösung (Managed oder Self-Managed Hosting in Rechenzentren in Deutschland oder den Niederlanden), im Kaufmodell auf eigener Hardware oder in der eigenen Private Cloud sowie zur Miete.

Für die E-Rechnung wird SOG ERP laut Hersteller „durch das Modul E-Invoice erweitert“. Es importiert Eingangsrechnungen in den Formaten ZUGFeRD 2.x (ein normales PDF mit denselben Rechnungsdaten als eingebettetem XML), Factur-X 1.x und XRechnung (reine XML-Datei, das Pflichtformat für Behörden) und unterstützt einen automatischen Dokumentenexport, mit dem Verkaufsrechnungen direkt als E-Rechnungen erstellt und versendet werden. Zur Archivierung empfiehlt SOG die Anbindung von ELO. Welches ZUGFeRD-Profil und welche XRechnung-Version der Ausgang schreibt und ob das Modul im Wartungsvertrag enthalten ist, steht nicht auf der Seite.

Für die Anbindung externer Dienste sind die Schnittstellen interessant: Datenexport „über PRICAT, als XML-Format, als Belegdaten oder direkt per Datenbankschnittstelle“, ein Datenimport für XML-Vorgänge, SOAP-Dienste mit XML-Nachrichten, EDI über Dienstleister, DATEV und der Formulargenerator SOG Forms. Im Verkauf nennt SOG unter anderem Rabattstaffeln, Bonusabrechnung mit Bonusgutschriften und eine Delkredereabrechnung für Zentralregulierer. Beim Außenhandel betont SOG, dass Exportabwicklung bei über 98 % seiner Kunden zum Tagesgeschäft gehört.

Der passende Weg für SOG ERP

1. Programmstand prüfen: Klären Sie mit SOG, ob Ihre Installation den Stand mit E-Invoice hat und ob das Modul bei Ihnen aktiv ist. Bei Kauflizenzen, die länger nicht aktualisiert wurden, ist das die wichtigste Frage.
2. Wenn E-Invoice aktiv ist: Testen Sie die Grenzfälle des Außenhandels, bevor Sie umstellen: eine innergemeinschaftliche Lieferung, eine Ausfuhr, eine Gutschrift. Die erzeugten Dateien prüfen Sie mit POST /v1/invoices/validate-pdf oder /validate-xml oder einfach im Viewer.
3. Wenn nicht, Weg B: Nutzen Sie den XML-Export der Belegdaten oder die Datenbankschnittstelle. Ein Mapping setzt Kopf, Positionen, Steuer und Summen in das JSON (ein Textformat für Daten) der API um. Der Server rendert daraus eine Sicht-PDF, die garantiert zur XML passt. Das Layout ist neutral; ab Plan Pro sind Logo und Briefpapier möglich.
4. Alternativ Weg A: Soll die gewohnte SOG-Forms-Rechnung erhalten bleiben, schicken Sie deren PDF mit. Dann verantworten Sie selbst, dass Sichtbild und Daten übereinstimmen.
5. Weg C: Über die SOAP-Schnittstelle oder die Datenbankschnittstelle ließe sich der Aufruf voraussichtlich beim Fakturieren automatisieren; ob und wie, klären wir mit Ihnen und SOG. Das ist eine Projektaufgabe von einigen Wochen, die wir mit Ihnen und gegebenenfalls SOG abstimmen.

Fragen Sie Ihren SOG-Betreuer wörtlich: „Ist unsere Installation auf dem aktuellen Continuous-Delivery-Stand, ist das Modul E-Invoice bei uns freigeschaltet oder muss es lizenziert werden, was kostet es, und welches ZUGFeRD-Profil und welche XRechnung-Version schreibt es im Rechnungsausgang?“

Beispiel: SOG-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Ein Händler für Wohnaccessoires in Hamburg liefert an einen Händler in Wien, die Ware geht an dessen Lager in Linz. Die Lieferung ist als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei (Kategorie K). Weil hier Weg B gezeigt wird, fehlt invoice_pdf_base64: die Sicht-PDF erzeugt der Server. Das JSON ist gegen XRechnung 3.0 geprüft.

Vorher liegen nur die Belegdaten aus dem SOG-Export vor. Nachher haben Sie eine geprüfte E-Rechnung für den Kunden in Wien, in der Steuerbefreiung, USt-IdNr. und Lieferland so stehen, dass sein System sie ohne Rückfrage annimmt.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Belegdaten aus dem SOG-XML-Export, Sicht-PDF rendert der Server:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @eu-lieferung.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "AR-2026-33871",
    "issue_date": "2026-10-05",
    "delivery_date": "2026-10-05",
    "due_date": "2026-11-04",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "AT-1182",
    "purchase_order_reference": "PO-7719",
    "seller": {
      "name": "Hansa Wohnaccessoires GmbH",
      "address": {"street": "Speicherstraße 21", "postal_code": "20457", "city": "Hamburg", "country_code": "DE"},
      "vat_id": "DE811223344",
      "electronic_address": "rechnung@hansa-wohnen.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": {"name": "Vertriebsinnendienst", "phone": "+49 40 5550300", "email": "rechnung@hansa-wohnen.example"}
    },
    "buyer": {
      "name": "Alpen Living Handels GmbH",
      "address": {"street": "Mariahilfer Straße 88", "postal_code": "1070", "city": "Wien", "country_code": "AT"},
      "vat_id": "ATU12345675",
      "electronic_address": "office@alpenliving.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "ship_to": {
      "name": "Alpen Living Lager Linz",
      "address": {"street": "Hafenstraße 47", "postal_code": "4020", "city": "Linz", "country_code": "AT"}
    },
    "payment_means": {"code": "58", "iban": "DE75512108001245126199", "bic": "SOGEDEFFXXX"},
    "lines": [
      {
        "line_id": "1",
        "name": "Windlicht Glas 20 cm",
        "description": "6 Stück je Karton",
        "quantity": "24",
        "unit_code": "XCT",
        "unit_price_net": "31.20",
        "line_net_amount": "748.80",
        "tax_category": "K",
        "tax_rate": "0"
      },
      {
        "line_id": "2",
        "name": "Dekokissen Leinen 45x45 cm, sand",
        "quantity": "60",
        "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "7.95",
        "line_allowances": [
          {"amount": "23.85", "reason": "Aktionsrabatt", "percentage": "5", "basis_amount": "477.00"}
        ],
        "line_net_amount": "453.15",
        "tax_category": "K",
        "tax_rate": "0"
      }
    ],
    "charges": [{"amount": "45.00", "reason": "Versandkosten Spedition", "tax_category": "K", "tax_rate": "0"}],
    "tax_breakdown": [
      {
        "category": "K",
        "rate": "0",
        "taxable_amount": "1246.95",
        "tax_amount": "0.00",
        "exemption_reason": "Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung"
      }
    ],
    "totals": {
      "line_net_amount": "1201.95",
      "charge_total_amount": "45.00",
      "net_amount": "1246.95",
      "tax_amount": "0.00",
      "gross_amount": "1246.95",
      "payable_amount": "1246.95"
    }
  },
  "options": {"profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII"}
}

Auch die Versandkosten tragen hier Kategorie K mit 0 %. Berechnen Sie die Fracht als Nebenleistung zur Lieferung, folgt sie in der Regel deren steuerlicher Behandlung. Mit 19 % entstünde eine zweite Steuergruppe auf derselben Rechnung. Im Zweifel klärt das Ihr Steuerberater.

Feldzuordnung

Die Tabelle zeigt, wo die Angaben Ihrer SOG-Rechnung in der E-Rechnung landen. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Stolpersteine im Groß- und Außenhandel mit SOG ERP

• EU-Lieferung ohne Lieferland: Die Norm verlangt bei Kategorie K das Land der Lieferanschrift (Regel BR-IC-12). Viele Druckformulare zeigen nur die Rechnungsanschrift. Folge: Die Validierung schlägt fehl, die API antwortet mit HTTP 422. Lösung: ship_to mit Name und Adresse übergeben, auch wenn sie der Rechnungsanschrift entspricht.
• Fehlende USt-ID oder fehlender Befreiungstext: Ohne vat_id des Kunden verletzt die Rechnung BR-IC-02, ohne exemption_reason in der Steueraufschlüsselung BR-IC-10. Beides wird vor dem Versand abgelehnt, nicht erst beim Empfänger. Pflegen Sie die USt-ID im Kundenstamm und hinterlegen Sie einen festen Befreiungstext je Steuerfall.
• Ausfuhr in die Schweiz oder nach Großbritannien: Hier gilt Kategorie G mit eigenem Befreiungstext. Eine USt-ID des Kunden ist dafür nicht nötig, den Ausfuhrnachweis führen Sie wie bisher außerhalb der Rechnung.
• Bonusgutschrift über ein ganzes Halbjahr: SOG erzeugt Bonusgutschriften aus Bonusstaffeln. Als E-Rechnung ist das eine Gutschrift mit Typ 381. Im Profil XRechnung darf höchstens ein Vorbeleg genannt werden, eine Liste aller Rechnungen des Zeitraums passt nicht hinein. Lassen Sie preceding_invoices leer und geben Sie den Zeitraum in billing_period_start und billing_period_end an. Das haben wir so gegen XRechnung 3.0 geprüft.
• Delkredere und Zentralregulierung: Rechnet ein Zentralregulierer für seine Mitglieder ab, gibt es einen weiteren Beteiligten neben Käufer und Verkäufer. Für einen abweichenden Rechnungsempfänger hat unser Datenmodell kein eigenes Feld. Solche Sammelbelege klären wir individuell, bevor Sie sie elektronisch versenden.
• Fremdwährung: Eine steuerfreie Ausfuhr in CHF oder GBP bilden Sie mit currency ab; das haben wir mit Kategorie G und CHF gegen XRechnung 3.0 geprüft. Weist eine Fremdwährungsrechnung dagegen deutsche Umsatzsteuer aus, kann der Steuerbetrag zusätzlich in Euro nötig sein (BT-111). Dieses Feld bietet unser Datenmodell derzeit nicht; solche Fälle klären wir individuell.

Häufige Fragen

SOG ERP ist ein Produkt von SOG Business-Software GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).