E-Rechnung mit kwp-bnWin.net: so wird aus der KWP-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was kwp-bnWin.net heute kann

kwp-bnWin.net ist die kaufmännische Handwerkersoftware der KWP Informationssysteme GmbH aus Ergolding bei Landshut. Der Hersteller nennt als Gewerke SHK, Elektro und PV, Maler und Stuckateure sowie Holzbau, Schreiner und Zimmerer. Die meisten Betriebe installieren die Software im eigenen Haus; KWP bezeichnet On-Premise als die „am häufigsten eingesetzte“ Betriebsart und bietet alternativ den Betrieb im Rechenzentrum als KWP BaaS Cloud an.

Die E-Rechnung ist in mehreren Schritten gewachsen:

Für eingehende Rechnungen bietet KWP die Softwareergänzung ZUGFeRD eRechnungskontrolle. Sie holt ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten ab, gleicht Preise mit der Bestellung ab und markiert Abweichungen per Ampel. Sie setzt die Module Bestellwesen, Eingangsrechnungsbuch und Beleg- bzw. Vorgangsarchivierung voraus.

Weitere öffentlich belegte Schnittstellen: GAEB DA XML 3.2, vom Bundesverband Bausoftware für den Import von Leistungsverzeichnissen (Datenart 83) und den Angebotsexport (Datenart 84) zertifiziert (Re-Zertifizierung 2020), sowie DATEV über Buchungsdatenservice und XML-Schnittstelle online.

Der passende Weg für kwp-bnWin.net

1. Version feststellen. Liegt Ihre Installation unter 8.0 N4, fehlt die hybride Versandart. KWP stellt neue Versionen als Online-Update bereit; aktuell ist laut KWP 8.1 N5 (11.09.2026).
2. Voraussetzungen klären. Fragen Sie Ihren KWP-Betreuer, ob Modul Vorgangsarchivierung und SQL-Datenhaltung lizenziert sind. Ohne sie gibt es keine XRechnung aus der Software. Außerdem verlangt KWP eine gültige IBAN und die USt-IdNr. im Firmenstamm sowie ein aktiviertes E-Journal.
3. Versandart je Kunde setzen. In der Adressverwaltung unter „Zusatzinfos“ oder, ab 8.1 N2, per Report für alle Adressen. Behörden erhalten XRechnung, Geschäftskunden in der Regel ZUGFeRD Profil XRechnung.
4. Jede Rechnungsart einmal testen. Regierechnung, Abschlag, Schlussrechnung, § 13b-Rechnung und Gutschrift an die eigene Adresse schicken und im kostenlosen Viewer prüfen. Die API kann dieselben Dateien auch automatisiert validieren.
5. Übergang, wenn ein Baustein fehlt. Solange das Modul noch nicht da ist oder eine Rechnungsart die Prüfung nicht besteht, bleibt der KWP-Druck die Grundlage: ein Skript schickt das gedruckte PDF plus Rechnungsdaten an die API (Weg A). Rechnen Sie mit wenigen Tagen für Einrichtung und Tests.

Fragen Sie Ihren KWP-Betreuer wörtlich: „Welche kwp-bnWin.net-Version läuft bei uns, sind Modul Vorgangsarchivierung und SQL-Datenhaltung lizenziert, was kosten sie sonst, und schreibt unsere Version das Skonto-Muster in die XRechnung?“

Beispiel: kwp-bnWin.net-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Ein SHK-Betrieb rechnet Regiearbeiten an der Heizungsverteilung einer städtischen Grundschule ab. Die Stadt verlangt XRechnung und hat für das Amt für Gebäudewirtschaft eine eigene Leitweg-ID vergeben. Das PDF aus kwp-bnWin.net bleibt erhalten, die XML entsteht aus den Daten.

Vorher bekäme die Stadt nur das gewohnte KWP-PDF, das ihr Rechnungsportal nicht verarbeitet. Nachher geht dieselbe Rechnung als E-Rechnung mit der Leitweg-ID des Amts hinaus, und Ihr KWP-Layout bleibt erhalten.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# PDF aus kwp-bnWin.net plus Rechnungsdaten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @regie-grundschule.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "RE-26-00814",
    "issue_date": "2026-09-22",
    "delivery_date": "2026-09-17",
    "due_date": "2026-10-22",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "05913000-GW017-58",
    "note": "Regiearbeiten Grundschule Nord, Heizungsverteilung, gemäß Stundenlohnzetteln Nr. 118 bis 121 (gegengezeichnet). Zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 2 % Skonto oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug.",
    "seller": {
      "name": "Haustechnik Beispiel GmbH",
      "address": { "street": "Gewerbering 12", "postal_code": "94315", "city": "Straubing", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE812345670",
      "electronic_address": "rechnung@haustechnik-beispiel.de",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "S. Huber", "phone": "+49 9421 55660", "email": "rechnung@haustechnik-beispiel.de" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Stadt Musterhausen, Amt für Gebäudewirtschaft",
      "address": { "street": "Rathausplatz 1", "postal_code": "94032", "city": "Musterhausen", "country_code": "DE" },
      "electronic_address": "xrechnung@musterhausen.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE02120300000000202051", "account_name": "Haustechnik Beispiel GmbH" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Regiestunden Anlagenmechaniker", "quantity": "14.5", "unit_code": "HUR",
        "unit_price_net": "62.00", "line_net_amount": "899.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "2", "name": "Regiestunden Helfer", "quantity": "14.5", "unit_code": "HUR",
        "unit_price_net": "44.00", "line_net_amount": "638.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "3", "name": "Thermostatventil DN 15", "quantity": "6", "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "38.40", "line_net_amount": "230.40", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "4", "name": "Kupferrohr 15 mm", "quantity": "12.5", "unit_code": "MTR",
        "unit_price_net": "9.20", "line_net_amount": "115.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "5", "name": "Fahrtkostenpauschale", "quantity": "1", "unit_code": "LS",
        "unit_price_net": "45.00", "line_net_amount": "45.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "1927.40", "tax_amount": "366.21" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "1927.40", "net_amount": "1927.40", "tax_amount": "366.21",
      "gross_amount": "2293.61", "payable_amount": "2293.61" }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjcK…",
  "options": { "profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true }
}

Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Die Stadt bekommt die XML, Sie archivieren die ZUGFeRD-PDF mit Ihrem gewohnten KWP-Layout.

Feldzuordnung

Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Stolpersteine in Handwerk und Bau mit kwp-bnWin.net

• Versandart nicht umgestellt: Die neue Versandart wirkt pro Adresse. Bleibt ein Geschäftskunde auf „PDF per E-Mail“, erhält er ab der Pflicht keine gültige E-Rechnung. So lösen Sie es: Report ab 8.1 N2 laufen lassen und danach eine Stichprobe von Adressen prüfen.
• Reine XML an kleine Kunden: Die ältere XRechnung-Versandart schickt nur die XML. Ein Handwerkskollege ohne passende Software sieht dann nur Code und ruft an. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD Profil XRechnung meist die bessere Wahl; die Unterschiede erklärt der Formatvergleich.
• Falsche Leitweg-ID: Schule, Bauhof und Kläranlage einer Stadt haben oft eigene IDs. Die Datei besteht jede Prüfung und wird im Rechnungsportal trotzdem abgewiesen. So lösen Sie es: Leitweg-ID je Objekt aus dem Auftragsschreiben übernehmen, nicht je Stadt.
• Regiestunden ohne Nachweis: Für Stundenlohnzettel gibt es in EN 16931 kein Feld. Nennen Sie Nummern und Datum in note; die Zettel selbst reichen Sie weiter so ein, wie der Auftraggeber es verlangt.
• Skonto nur im Fließtext: Die XRechnung erwartet für Skonto zusätzlich das Muster #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#. Ob Ihre KWP-Version es schreibt, zeigt die Testrechnung im Viewer; in den Produktmeldungen von KWP findet sich dazu keine Angabe. Über die API geben Sie Skonto in payment_terms.cash_discounts an, das Muster entsteht automatisch.
• Eingang reiner XRechnungen: Die eRechnungskontrolle ist für ZUGFeRD beschrieben. Ob sie reine XRechnung-XML ohne PDF verarbeitet, nennt die Produktseite nicht. Bis das geklärt ist, lesen Sie solche Dateien im Viewer.

Häufige Fragen

kwp-bnWin.net ist ein Produkt von KWP Informationssysteme GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).