E-Rechnung mit M-SOFT PASST.prime: so wird aus der PASST-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was M-SOFT PASST.prime heute kann

Hersteller ist die M-SOFT Organisationsberatung GmbH in Dissen bei Osnabrück, die laut eigener Angabe rund 5.500 Kunden betreut und zur OneQrew-Gruppe gehört. Die Website stellt PASST+ in den Vordergrund, vor allem für Dachdecker, Zimmerer und Holzbau. Die Branchenseite Bau nennt weiter PASST.prime. Wie beide Produkte zusammenhängen, erklärt M-SOFT öffentlich nicht. Dazu kommen die Zeiterfassung TIME4 und das ERP VenDoc. Für Bau und Baunebengewerbe beschreibt M-SOFT Aufmaß, digitales Bautagebuch, GAEB- und DATANORM-Schnittstellen, ELO-Archiv und die Übergabe an Lohnsoftware wie DATEV. Das Hilfeportal deckt PASST.prime und Business five ab und beschreibt den Betrieb mit einem SQL-Server im lokalen Netz.

Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Zur E-Rechnung dokumentiert das Hilfeportal:

Für welches der Produkte jede einzelne Funktion gilt, sagen die Artikel nicht immer. Klären Sie das bei Business five oder PASST+ mit Ihrem M-SOFT-Ansprechpartner.

Der passende Weg für M-SOFT PASST.prime

1. Masken einblenden. Abrechnungszeitraum, Lieferort und Buchungsreferenz erscheinen erst, wenn Sie die Bildschirmmasken 148, 149 und 151 in den Vorgangskopf einbinden. Blenden Sie nur ein, was Ihre Auftraggeber verlangen.
2. Kundenstamm vervollständigen. Leitweg-IDs je Kunde, bei mehreren Liegenschaften alle; USt-IdNr. bei Nachunternehmer-Kunden und für den Versand über PEPPOL.
3. Abschlagslogik festlegen. In den E-Rechnungs-Einstellungen der Vorgangsarten wählen Sie für „Gezahlter-/Fälliger Betrag bei E-Rechnung“ zwischen keiner Übergabe, der Zahlungsaufstellung und der Rechnungsaufstellung. Diese Entscheidung ist die wichtigste auf dieser Seite; mehr dazu unten.
4. Je Vorgangsart testen. Abschlag, Schlussrechnung, Behördenrechnung, § 13b-Rechnung und Gutschrift erzeugen und im kostenlosen Viewer prüfen. Dort sehen Sie auch, ob die Datei gegen XRechnung 3.0 besteht.
5. Referenz per API. Wenn Sie unsicher sind, wie eine Rechnungsart richtig aussieht, erzeugen Sie sie einmal mit denselben Zahlen über die API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen) und vergleichen die Summenblöcke. Rechnen Sie mit etwa einer Stunde pro Fall.

Fragen Sie Ihren M-SOFT-Ansprechpartner wörtlich: „Welche XRechnung-Version schreibt unsere Programmversion, gelten die E-Rechnungs-Artikel im Hilfeportal auch für PASST+ und Business five, und welche Option ist bei uns unter ‚Gezahlter-/Fälliger Betrag bei E-Rechnung‘ eingestellt?“

Beispiel: PASST.prime-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Eine Zimmerei stellt einem Bauträger die zweite Abschlagsrechnung für einen Dachstuhl. Der Leistungsstand liegt kumuliert bei 24.380,00 € netto, die erste Abschlagsrechnung hat 13.767,00 € netto abgedeckt. In die E-Rechnung gehört nur der Zuwachs im August.

Vorher stünde in der Abschlagsrechnung der gesamte bisherige Leistungsstand mit voller Steuer. Nachher enthält sie nur die Leistung des August mit der Steuer darauf, als ZUGFeRD (ein normales PDF mit denselben Rechnungsdaten als eingebettetem XML), und der Gesamtstand steht als Information im Text.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Zweite Abschlagsrechnung als Referenz erzeugen:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @abschlag-2.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "AR-2026-0347",
    "invoice_type_code": 326,
    "invoice_type_label": "Abschlagsrechnung",
    "issue_date": "2026-09-02",
    "delivery_date": "2026-08-31",
    "billing_period_start": "2026-08-01",
    "billing_period_end": "2026-08-31",
    "due_date": "2026-09-23",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "BV Musterweg 4",
    "purchase_order_reference": "Auftrag 2026-0412",
    "note": "2. Abschlagsrechnung. Leistungsstand kumuliert 24.380,00 EUR netto, davon mit AR-2026-0301 vom 31.07.2026 bereits berechnet 13.767,00 EUR netto. Diese Rechnung enthält nur den Zuwachs im August.",
    "seller": {
      "name": "Zimmerei Beispiel GmbH",
      "address": { "street": "Sägewerkstraße 3", "postal_code": "49186", "city": "Bad Iburg", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE815678901",
      "electronic_address": "rechnung@zimmerei-beispiel.de",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "J. Meyer", "phone": "+49 5403 12345", "email": "rechnung@zimmerei-beispiel.de" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Wohnprojekt Beispiel GmbH",
      "address": { "street": "Neuer Graben 11", "postal_code": "49074", "city": "Osnabrück", "country_code": "DE" },
      "electronic_address": "rechnungen@wohnprojekt-beispiel.de",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE02120300000000202051", "account_name": "Zimmerei Beispiel GmbH" },
    "lines": [
      { "line_id": "01.01.0010", "name": "Bauholz abbinden und aufstellen", "quantity": "12.5", "unit_code": "MTQ",
        "unit_price_net": "610.00", "line_net_amount": "7625.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "01.02.0020", "name": "Unterspannbahn", "quantity": "180", "unit_code": "MTK",
        "unit_price_net": "9.80", "line_net_amount": "1764.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "01.02.0030", "name": "Konterlattung 30/50", "quantity": "360", "unit_code": "MTR",
        "unit_price_net": "3.40", "line_net_amount": "1224.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "10613.00", "tax_amount": "2016.47" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "10613.00", "net_amount": "10613.00", "tax_amount": "2016.47",
      "gross_amount": "12629.47", "payable_amount": "12629.47" }
  },
  "options": { "profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII" }
}

Die Rechnung trägt nur die Steuer auf den Zuwachs (2.016,47 €). Der kumulierte Stand steht als Information im Text, nicht in den Summen.

Feldzuordnung

Stolpersteine in Handwerk und Bau mit M-SOFT PASST.prime

• Kumulierte Abschläge mit voller Steuer: Schreibt eine Abschlagsrechnung den gesamten Leistungsstand in die Positionen und die Vorabschläge nur als gezahlten Betrag, enthält ihr Steuerbetrag auch die bereits berechnete Steuer. Liest die Buchhaltung des Kunden die XML automatisch, kann sie diese Vorsteuer doppelt erfassen. So lösen Sie es: Abschlagsrechnungen mit dem Zuwachs, kumulierter Stand in note, wie im Beispiel.
• „Aus Rechnungsaufstellung“ bei offenen Abschlägen: Diese Option weist alle gestellten Rechnungen als bezahlt aus. M-SOFT weist selbst darauf hin, dass das nur passt, wenn die Rechnungen auch komplett bezahlt werden. Ist ein Abschlag noch offen, stimmt der Zahlbetrag der Schlussrechnung nicht. Besser: Zahlungsaufstellung.
• Leistungsdatum aus der Rangfolge: Ist nichts gepflegt, setzt PASST.prime laut Hilfeportal als letzte Stufe das Rechnungsdatum als Leistungsdatum. Bei einer Schlussrechnung Wochen nach Abnahme ist das sachlich falsch. Pflegen Sie Leistungsdatum oder Zeitraum im Vorgang.
• Abgelaufene § 13b-Bescheinigung: Die Bescheinigung USt 1 TG gilt befristet. Rechnen Sie nach Ablauf weiter mit AE ab, fehlt Ihnen der Nachweis. Nutzen Sie das Ablaufdatum aus 2026.c2 und fordern Sie rechtzeitig eine neue Bescheinigung an.
• XRechnung-Version: Der Hilfeartikel nennt nur die Formate 2.3 und 2.3.x; sein Text stammt von 2023. Aktuell gilt XRechnung 3.0. Ob Ihre Programmversion 3.0 schreibt, zeigt eine Testdatei im Viewer; bei einem Fehler wenden Sie sich an M-SOFT, bevor Behördenrechnungen hinausgehen.

Häufige Fragen

PASST.prime, PASST+ und Business five sind Produkte von M-SOFT Organisationsberatung GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).