E-Rechnung für Autohaus & Kfz-Werkstatt: XRechnung & ZUGFeRD aus Ihrer Branchensoftware

Welche Kfz-Rechnungen eine E-Rechnung brauchen

Die Pflicht gilt zwischen inländischen Unternehmern. In einer typischen freien Werkstatt ist damit nur ein Teil der Rechnungen betroffen: Firmenwagen von Handwerksbetrieben, Fuhrparks, Leasinggesellschaften, Autovermieter, Taxiunternehmen, Autohäuser als Kunden der Karosseriewerkstatt. Die Inspektion für den Privatkunden bleibt ein PDF. Fristen und Übergangsregeln stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht und Fristen.

Wichtig für die Praxis: Entscheidend ist, wer Ihr Vertragspartner ist, nicht wer zahlt. Bei einer Unfallreparatur ist Rechnungsempfänger der Auftraggeber, meist der Fahrzeughalter, auch wenn die Versicherung den Betrag überweist. Ist der Halter ein Unternehmen, braucht er eine E-Rechnung. Ist er Privatperson, nicht.

Kleine Aufträge und Barzahlung: Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV) dürfen Sie auch an Firmenkunden weiter als Papier oder PDF ausstellen, etwa für einen Wischerblatt-Tausch. Die Zahlungsart ändert an der Pflicht dagegen nichts: Zahlt der Firmenkunde bei Abholung bar oder mit Karte, braucht er über 250 € trotzdem eine E-Rechnung.

Was an einer Werkstattrechnung besonders ist

Arbeitswerte, Stunden und Teile in einer Rechnung

Eine Werkstattrechnung mischt Ersatzteile (Stück, Code C62), Betriebsstoffe (Liter, LTR), Pauschalen (LS) und Arbeit. Die Arbeit steht entweder als Zeit (HUR für Stunde, MIN für Minute) oder als Arbeitswert (AW) auf der Rechnung. Für AW gibt es in der UN/ECE-Codeliste keinen Code. Wie viele AW eine Stunde ergeben, legt der Hersteller oder der Betrieb fest; üblich sind 10 oder 12 AW je Stunde.

Daraus folgen zwei saubere Varianten. Erstens: Menge = Anzahl AW, Einheit C62, Einzelpreis = Preis je AW, und im Positionsnamen steht „AW". Das ist rechnerisch immer exakt. Zweitens: Umrechnung in Zeit. Bei 12 AW je Stunde sind 18 AW genau 1,5 Stunden oder 90 Minuten; bei einem AW-Preis von 11,50 € ergibt das 138,00 € je Stunde oder 2,30 € je Minute, alles ohne Rest. Bei 14 AW und 12 AW je Stunde entsteht dagegen 1,1667 Stunden, und Menge mal Preis weicht um Bruchteile eines Cents vom gedruckten Betrag ab. Die API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen) prüft jede Position (Menge mal Preis auf zwei Nachkommastellen) und lehnt Abweichungen mit HTTP 422 ab. Rechnen Sie also nur um, wenn es aufgeht.

Fahrzeugdaten haben kein eigenes Feld

Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN), Erstzulassung und Kilometerstand sind für Ihren Kunden oft das wichtigste Zuordnungsmerkmal. EN 16931 kennt dafür kein Feld. Bei einer Rechnung für ein Fahrzeug gehören sie in den Rechnungstext note (BT-22). Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben. Bei einer Sammelrechnung über mehrere Fahrzeuge schreiben Sie das Kennzeichen in die description jeder Position, sonst kann der Fuhrparkleiter die Kosten nicht zuordnen.

Referenzen der Flotten- und Leasingkunden

Leasinggesellschaften und Fuhrparkdienstleister geben Reparaturen meist mit einer Freigabe- oder Auftragsnummer frei. Diese Nummer gehört in purchase_order_reference (BT-13), eine Kostenstelle oder interne Kundenreferenz in buyer_reference (BT-10). Fehlt die Freigabenummer, landet die Rechnung beim Empfänger in der manuellen Klärung, obwohl sie formal gültig ist. Kommunale Fuhrparks, etwa Bauhof oder Feuerwehr, verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID in buyer_reference.

Fahrzeugverkauf: Steuerfälle

Der Verkauf eines Neu- oder regelbesteuerten Gebrauchtwagens an ein Unternehmen im Inland ist ein normaler Fall mit Kategorie S und 19 %. Die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an einen Händler mit USt-ID in einem anderen EU-Staat läuft über Kategorie K, die Ausfuhr in ein Drittland über G. Beide verlangen in tax_breakdown einen Befreiungsgrund (exemption_reason), bei K zusätzlich die USt-ID des Käufers.

Für die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG gibt es in EN 16931 und XRechnung keine eigene Kategorie. Fest steht: Die Umsatzsteuer wird nicht gesondert ausgewiesen, und der Hinweis auf die Sonderregelung gehört in den Rechnungstext. Welche Kategorie und welcher Steuerbetrag in der XML stehen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater und, falls Ihre Software das selbst erzeugt, mit deren Hersteller. Wir schreiben Ihnen hier bewusst keine Kategorie vor.

Anzahlung beim Fahrzeugkauf

Zahlt der Firmenkunde bei Bestellung an, stellen Sie eine Anzahlungsrechnung mit invoice_type_code 326. Die spätere Schlussrechnung (380) weist den vollen Kaufpreis samt Steuer aus und zieht die geleistete Anzahlung brutto über prepaid_amount (BT-113) ab. Die Prüfregel BR-CO-16 rechnet nach: Zahlbetrag = Brutto minus Anzahlung plus Rundung.

Garantie, Kulanz und Korrekturen

Garantie- und Kulanzarbeiten rechnen viele Betriebe über das Portal des Herstellers oder Importeurs ab. Wie dort die E-Rechnung geregelt ist, bestimmt der jeweilige Hersteller; fragen Sie Ihre Händlerbetreuung, ob Sie eine Rechnung stellen oder eine Gutschrift erhalten. Nimmt das Autohaus ein Teil oder ein Fahrzeug zurück, ist das eine Gutschrift mit Typ 381. Eine inhaltlich falsche Rechnung korrigieren Sie mit Typ 384 und genau einem Verweis auf die Ursprungsrechnung in preceding_invoices.

Ihre Software

Loco-Soft ist ein Dealer-Management-System der Loco-Soft Vertriebs GmbH aus Lindlar für Werkstätten, Autohäuser und Händlergruppen, lokal oder in der Cloud betrieben. Laut Hersteller erzeugt die Faktura seit 01.11.2024 kostenfrei XRechnung und ZUGFeRD. Den Import empfangener E-Rechnungen prüft der Hersteller noch. Details: E-Rechnung mit Loco-Soft.

WERBAS gehört seit Oktober 2024 zur Werbas KSR GmbH in Holzgerlingen. Das WERBAS-Handbuch beschreibt eine Schnittstelle, die XRechnungen in UBL oder CII ausgibt und zusätzlich ein separates PDF erzeugt; eingerichtet wird sie vom Service des Herstellers. Die Schwesterprodukte VCS und NXT nennen zusätzlich Factur-X/ZUGFeRD. Details: E-Rechnung mit Werbas.

HDS Werkstatt Office der HDS-Software GmbH aus Bayreuth ist eine lokal installierte Werkstattsoftware in den Varianten PRO und STANDARD, dazu kommt CAR OFFICE für den Fahrzeughandel. Der Hersteller nennt E-Rechnungen als XRechnung nach EN 16931; ZUGFeRD erwähnen die Produktseiten nicht. Details: E-Rechnung mit HDS Werkstatt Office.

Drei Wege für Autohaus und Werkstatt

1. Weg A, PDF anreichern: Ein Skript schickt das gewohnte Rechnungs-PDF und die Rechnungsdaten an die API, zurück kommt ein ZUGFeRD-PDF im bisherigen Layout. Sinnvoll, wenn Ihr System nur XRechnung kann, ein Flottenkunde aber eine lesbare Einzeldatei möchte.
2. Weg B, Daten-Export: Der Server erzeugt XML und Sicht-PDF aus exportierten Daten, etwa für Fuhrpark-Sammelrechnungen, die außerhalb der Werkstattsoftware entstehen.
3. Weg C, direkte Anbindung: Nur wo das System Skripte oder eine eigene Schnittstelle bietet; das klären wir im Einzelfall.

Unabhängig vom Weg: Eingehende E-Rechnungen von Teilehändlern, Leasinggebern oder dem Hersteller lesen und prüfen Sie im kostenlosen Viewer. Keines der drei Systeme nennt öffentlich einen fertigen Import für empfangene E-Rechnungen.

Beispiel: Wartung eines Firmenfahrzeugs als E-Rechnung

Ein Elektrobetrieb lässt seinen Transporter warten. Die Inspektion ist in AW kalkuliert (Variante 1 von oben), die Fehlersuche in Stunden, dazu Teile und Öl. Das Sicht-PDF rendert hier der Server (Weg B).

Vorher schreibt Ihre Werkstattsoftware die gewohnte Rechnung mit AW, Stunden, Teilen und Öl. Nachher gehen dieselben Rechnungsdaten als JSON (ein Textformat für Daten) an die API, und zurück kommen die XML für die Buchhaltung des Elektrobetriebs und ein lesbares ZUGFeRD-PDF.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Rechnungsdaten senden, XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF kommen zurück:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @wartung.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "W-2026-10482",
    "issue_date": "2026-09-24",
    "delivery_date": "2026-09-23",
    "due_date": "2026-10-08",
    "invoice_type_code": "380",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "Fuhrpark KST 410",
    "purchase_order_reference": "B-2026-0917",
    "note": "Fahrzeug: HH-EL 4410, FIN XXXXXXXXXXX123456, km-Stand 84.312. Inspektion nach Herstellervorgabe, 12 AW = 1 Stunde.",
    "seller": {
      "name": "Kfz-Technik Beispiel GmbH",
      "address": { "street": "Werkstattweg 5", "postal_code": "22525", "city": "Hamburg", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE123456789",
      "electronic_address": "rechnung@kfz-beispiel.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "Serviceannahme", "phone": "+49 40 5550100", "email": "service@kfz-beispiel.example" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Elektro Nord GmbH",
      "address": { "street": "Stromstraße 12", "postal_code": "22761", "city": "Hamburg", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE987654321",
      "electronic_address": "eingangsrechnung@elektro-nord.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE02120300000000202051" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Inspektion (AW)", "description": "18 AW zu 11,50 EUR",
        "quantity": "18", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "11.50", "line_net_amount": "207.00",
        "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "2", "name": "Fehlersuche Bordnetz", "quantity": "0.5", "unit_code": "HUR",
        "unit_price_net": "138.00", "line_net_amount": "69.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "3", "name": "Ölfilter", "quantity": "1", "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "18.40", "line_net_amount": "18.40", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "4", "name": "Motoröl 5W-30", "quantity": "5.5", "unit_code": "LTR",
        "unit_price_net": "16.90", "line_net_amount": "92.95", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "5", "name": "Wischerblatt", "quantity": "2", "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "21.30", "line_net_amount": "42.60", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "429.95", "tax_amount": "81.69" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "429.95", "net_amount": "429.95", "tax_amount": "81.69",
      "gross_amount": "511.64", "payable_amount": "511.64" }
  },
  "options": { "profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII" }
}

Die halbe Stunde Fehlersuche zu 138,00 € entspricht genau 6 AW zu 11,50 €; beide Schreibweisen ergeben denselben Verrechnungssatz.

Stolpersteine im Kfz-Betrieb

• Altteilsteuer: Viele Werkstattrechnungen zeigen bei Austauschteilen eine Zeile „Altteilsteuer" mit einem Steuerbetrag, aber ohne eigenen Nettobetrag. In EN 16931 muss jeder Steuerbetrag aus einer Bemessungsgrundlage und einem Satz folgen. Was sonst passiert: Die Summenprüfung schlägt fehl, die API antwortet mit HTTP 422. So lösen Sie es: Legen Sie die Abbildung mit Ihrem Steuerberater fest, bevor Sie Austauschteile an Firmenkunden als E-Rechnung abrechnen. Ein eigenes Datenelement dafür gibt es nicht.
• Versicherung zahlt, Kunde zahlt Rest: Bei vorsteuerabzugsberechtigten Firmenkunden erstattet die Versicherung in der Regel nur den Nettobetrag, der Kunde trägt Steuer und Selbstbeteiligung. Was sonst passiert: Eine Rechnung, deren Zahlbetrag nur den Anteil einer Partei enthält, stimmt nicht mehr mit den Summen überein. So lösen Sie es: Rechnung über den vollen Betrag an den Halter, Schadennummer und Aufteilung als Text in note.
• Eigene Einheitenkürzel: „Std", „Stk", „AW" oder „Ltr" aus dem Stammdatensatz sind keine gültigen Codes. Was sonst passiert: HTTP 422 mit Feldpfad auf unit_code. So lösen Sie es: einmalige Zuordnungstabelle auf HUR, C62, LTR, AW wie oben beschrieben.
• Sammelrechnung ohne Zeitraum: Monatsrechnungen an Fuhrparks brauchen den Leistungszeitraum. Was sonst passiert: Der Empfänger kann die Rechnung nicht periodengerecht buchen. So lösen Sie es: billing_period_start und billing_period_end (BT-73/BT-74) setzen, Kennzeichen je Position in description.
• Anzahlung als Minusposition: Die Anzahlung wird in der Schlussrechnung als negative Position oder als Nachlass abgezogen. Was sonst passiert: Die Bemessungsgrundlage des Fahrzeugs sinkt, die ausgewiesene Steuer passt nicht mehr zum Kaufpreis, und der Käufer bucht falsche Vorsteuer. So lösen Sie es: vollen Preis mit voller Steuer ausweisen, Anzahlung brutto in prepaid_amount, dazu die Anzahlungsrechnung in preceding_invoices.

Häufige Fragen

Die genannten Programme sind Produkte der jeweiligen Hersteller. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zu diesen Herstellern.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).