E-Rechnung mit Loco-Soft: so wird aus der Loco-Soft-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was Loco-Soft heute kann

Loco-Soft ist ein Dealer-Management-System (DMS), also die zentrale Software für Verkauf, Werkstatt, Teilelager und Buchhaltung eines Kfz-Betriebs. Anbieter ist die Loco-Soft Vertriebs GmbH in Lindlar, die nach eigener Angabe über 3.400 Anwenderbetriebe betreut. Zielgruppe sind laut Hersteller kleine Werkstätten, mittelständische Autohäuser und große Händlergruppen. Loco-Soft läuft wahlweise lokal auf dem eigenen Server oder in der Cloud und hat zertifizierte oder empfohlene Schnittstellen zu Herstellern wie Stellantis, Ford, Seat, Skoda, Mazda und Suzuki, dazu zu Teilelieferanten, Buchhaltungssystemen und Dokumentenmanagement. Die integrierte Buchhaltung bietet DATEV-Exporte.

Zur E-Rechnung beschreibt die Herstellerseite drei Ausgabewege: über einen „Loco-Soft Rechnungsmail-Drucker" mit einer Maske für Zusatzoptionen, über den normalen Papierdruck, nach dem eine Maske für die E-Rechnung erscheint, und über eine PDF-Software eines Drittanbieters. Für ZUGFeRD muss laut Hersteller ein Drucker „Microsoft Print to PDF" in Loco-Soft eingerichtet sein. Die Zugangsdaten für den E-Mail-Versand hinterlegen Sie in Programm 913, die Kundendaten (Adresse, Telefon, E-Mail, USt-IdNr.) in der Kundenakte, Programm 111. Dort liegt auch die Leitweg-ID für Behördenkunden.

XRechnung ist bei Loco-Soft nicht neu: Bereits im Dezember 2020 berichtete die Fachpresse über ein Online-Release, das bei eingetragener Leitweg-ID und einem Rechnungsbetrag über 1.000 € netto automatisch die XRechnung samt E-Mail-Versand anbot. Eine konkrete XRechnung-Version oder ein ZUGFeRD-Profil nennt die aktuelle Herstellerseite nicht. Den Import empfangener E-Rechnungen prüft Loco-Soft nach eigener Aussage noch, ohne Termin.

Der passende Weg für Loco-Soft

1. Kundenakten der Firmenkunden vervollständigen: In Programm 111 USt-IdNr. und eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang pflegen. Beginnen Sie mit den Kunden, die Sie 2027 zuerst elektronisch beliefern müssen: Flotten, Leasing, Autovermieter.
2. Drucker einrichten: „Microsoft Print to PDF" in Loco-Soft anlegen, sonst entsteht kein ZUGFeRD. E-Mail-Zugang in Programm 913 hinterlegen.
3. Testrechnung unabhängig prüfen: Schicken Sie eine Rechnung an die eigene Adresse und laden Sie die Datei in den kostenlosen Viewer. Er zeigt den Inhalt lesbar an und prüft gegen EN 16931, ohne Konto. Mit einem API-Key geht dieselbe Prüfung automatisiert über POST /v1/invoices/validate-pdf (ZUGFeRD) oder validate-xml (XRechnung).
4. Eingangsrechnungen abdecken: Solange Loco-Soft keinen Import hat, öffnen Sie E-Rechnungen von Teilelieferanten und Leasinggebern im Viewer oder lesen die eingebettete XML aus ZUGFeRD-PDFs per API aus.
5. Nur bei Bedarf Weg A: Für Belege, die nicht aus der Loco-Soft-Faktura kommen, oder als Referenz, wenn Sie eine eigene Rechnung mit einer korrekt aufgebauten Fassung vergleichen wollen, senden Sie PDF und Daten an die API.

Fragen Sie Ihren Loco-Soft-Betreuer wörtlich: „Welche XRechnung-Version und welches ZUGFeRD-Profil erzeugt unser Stand, gibt er die XRechnung an Kunden mit Leitweg-ID auch unter 1.000 € netto aus, und ab wann können wir empfangene E-Rechnungen importieren?"

Beispiel: Loco-Soft-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Ein Autohaus verkauft einen Neuwagen an eine GmbH. Bei Bestellung ging eine Anzahlungsrechnung (Typ 326) über 5.000,00 € netto plus 950,00 € Umsatzsteuer hinaus. Die Schlussrechnung weist den vollen Preis aus und zieht die Anzahlung brutto ab. Das PDF stammt aus Loco-Soft (Weg A).

Vorher druckt Loco-Soft die Schlussrechnung als gewohntes PDF. Nachher gehen dieses PDF und die Rechnungsdaten als JSON (ein Textformat für Daten) an die API, und zurück kommt ein ZUGFeRD-PDF im Loco-Soft-Layout, in dem die Anzahlung korrekt abgezogen ist.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# PDF aus Loco-Soft plus Rechnungsdaten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @schlussrechnung.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "F-2026-00731",
    "issue_date": "2026-09-22",
    "delivery_date": "2026-09-22",
    "due_date": "2026-09-29",
    "invoice_type_code": "380",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "Einkauf Fuhrpark",
    "preceding_invoices": [
      { "invoice_number": "A-2026-00412", "issue_date": "2026-06-04" }
    ],
    "note": "Neufahrzeug, FIN XXXXXXXXXXX654321, Übergabe am 22.09.2026. Anzahlung laut Rechnung A-2026-00412: 5.000,00 EUR netto zzgl. 950,00 EUR USt.",
    "seller": {
      "name": "Autohaus Beispiel GmbH",
      "address": { "street": "Industriestraße 40", "postal_code": "51789", "city": "Lindlar", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE123456789",
      "electronic_address": "rechnung@autohaus-beispiel.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "Verkauf Gewerbekunden", "phone": "+49 2266 555010", "email": "verkauf@autohaus-beispiel.example" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Bau und Montage Rhein GmbH",
      "address": { "street": "Am Hafen 3", "postal_code": "50968", "city": "Köln", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE987654321",
      "electronic_address": "rechnungen@bau-rhein.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE89370400440532013000" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Neufahrzeug Transporter, Ausstattung laut Kaufvertrag",
        "quantity": "1", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "34500.00", "line_net_amount": "34500.00",
        "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "2", "name": "Überführung und Zulassungsservice",
        "quantity": "1", "unit_code": "LS", "unit_price_net": "890.00", "line_net_amount": "890.00",
        "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "35390.00", "tax_amount": "6724.10" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "35390.00", "net_amount": "35390.00", "tax_amount": "6724.10",
      "gross_amount": "42114.10", "prepaid_amount": "5950.00", "payable_amount": "36164.10" }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjQK…",
  "options": { "profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true }
}

Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Die Rechnung rechnet nach BR-CO-16: 42.114,10 € brutto minus 5.950,00 € Anzahlung ergibt 36.164,10 € Zahlbetrag. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Feldzuordnung

Stolpersteine in Autohaus und Werkstatt mit Loco-Soft

• ZUGFeRD-Drucker fehlt: Ohne eingerichteten „Microsoft Print to PDF" entsteht laut Hersteller keine ZUGFeRD-Datei. Was sonst passiert: Ihr Kunde erhält ein normales PDF, das keine E-Rechnung ist. So lösen Sie es: Drucker an jedem Arbeitsplatz einrichten, der Rechnungen ausgibt, und eine Testrechnung im Viewer öffnen. Ein PDF ohne eingebettete XML kann der Viewer nicht als E-Rechnung anzeigen.
• Lücken in der Kundenakte: Viele Kundenakten stammen aus der Zeit der Papierrechnung und haben keine Rechnungs-E-Mail. Was sonst passiert: Die elektronische Adresse des Käufers fehlt, die XRechnung ist unvollständig. So lösen Sie es: Liste aller Firmenkunden ziehen und Programm 111 nachpflegen, bevor Sie umstellen.
• Alte Schwelle im Kopf: Das Release von 2020 bot die XRechnung erst ab 1.000 € netto an. Was sonst passiert: Ein Bauhof erhält für den Ölwechsel eine PDF-Rechnung und weist sie zurück. So lösen Sie es: Prüfen Sie mit Ihrem Betreuer, wie Ihr aktueller Stand kleine Beträge an Leitweg-ID-Kunden behandelt; viele öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung unabhängig vom Betrag.
• Eingangsrechnungen bleiben liegen: Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, auch als Loco-Soft-Betrieb. Was sonst passiert: Eine XRechnung Ihres Teilelieferanten ist als XML-Anhang für die Buchhaltung unlesbar. So lösen Sie es: Viewer für Einzelfälle, Extract per API für Mengen. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung ansehen.
• Korrektur mit zwei Vorbelegen: Eine Rechnungskorrektur (Typ 384), die sich auf die Anzahlungs- und die Schlussrechnung zugleich bezieht, ist im Profil XRECHNUNG nicht zulässig. Was sonst passiert: Die API lehnt die Anfrage mit HTTP 400 ab, weil der offizielle KoSIT-Validator eine zweite Referenz verwirft. So lösen Sie es: Pro Korrektur genau einen Vorbeleg, im Zweifel zwei getrennte Korrekturen.

Häufige Fragen

Loco-Soft ist ein Produkt der Loco-Soft Vertriebs GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).