E-Rechnung mit HDS Werkstatt Office: so wird aus der Werkstattrechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was HDS Werkstatt Office heute kann

Anbieter ist die HDS-Software GmbH aus Bayreuth, nach eigener Angabe seit über 25 Jahren am Markt und mit rund 4.000 Kunden. Werkstatt Office PRO richtet sich an kleine und mittlere Kfz-Betriebe, freie Werkstätten, Mehrmarkenbetriebe und Filialbetriebe. Die Software wird lokal installiert, als Einzelplatz oder im Netzwerk, die Daten bleiben im Betrieb. Die Produktseite nennt 45 € im Monat für den Einzelplatz und 19 € je weiterem Arbeitsplatz; Werkstatt Office STANDARD kostet 25 € beziehungsweise 11 €. Enthalten sind laut HDS eine DATEV-Schnittstelle, TSE-Anbindung, Anbindungen an Teilelieferanten und DAT sowie ein EPC-QR-Code-Generator. Die Funktionsseite nennt Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Korrekturbelege, dazu offene Posten und Mahnwesen.

Zur E-Rechnung schreibt HDS für PRO: „Mit Werkstatt Office PRO erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung) direkt aus dem System", dazu „E-Rechnung nach Standard EN 16931" und „XRechnung-Export". Für STANDARD heißt es, Sie erstellen E-Rechnungen nach EN 16931 in der Vorgangsverwaltung, als „XRechnung und E-Rechnung für Behörden und Firmen". Die Autohandelssoftware CAR OFFICE erzeugt laut Hersteller XRechnungen automatisch und hat Drittlandverkauf, EU-Kunden mit USt-ID und Differenzbesteuerung integriert. Nicht öffentlich beschrieben sind: ZUGFeRD, die XRechnung-Version, die Syntax (CII oder UBL) und ein Import empfangener E-Rechnungen.

Der passende Weg für HDS Werkstatt Office

1. Firmenkunden zählen: In vielen HDS-Betrieben dominieren Privatkunden, die keine E-Rechnung brauchen. Listen Sie die Geschäftskunden auf und fragen Sie, in welchem Format sie ab 2027 Rechnungen empfangen wollen.
2. XRechnung aus HDS verwenden: Für alle, die XML annehmen, nutzen Sie die eingebaute Funktion. Prüfen Sie die erste Datei im kostenlosen Viewer.
3. ZUGFeRD klären: Wünscht ein Kunde ZUGFeRD, fragen Sie zuerst bei HDS, ob Ihr Stand es kann.
4. Falls nein, Weg A: Sie geben die Rechnung aus Werkstatt Office als PDF aus, notfalls über einen PDF-Drucker. Ein Skript oder die Anbindung durch Coreventa nimmt dieses PDF und die Rechnungsdaten, zum Beispiel aus dem XRechnung-Export, und erzeugt über die API ein ZUGFeRD-PDF im HDS-Layout.
5. Wenige Fälle, kein Skript: Bei einer Handvoll Rechnungen im Monat können Sie diese Rechnungen auch in der Web-App unter /app/ schreiben. Dann rendert der Server das PDF, und Sie müssen nichts programmieren.

Fragen Sie Ihren HDS-Ansprechpartner wörtlich: „Kann unser Stand von Werkstatt Office ZUGFeRD ausgeben, welche XRechnung-Version und welche Syntax (CII oder UBL) erzeugt er, und wie stellt die XRechnung einen differenzbesteuerten Gebrauchtwagen dar?"

Beispiel: HDS-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Unfallinstandsetzung am Firmenwagen eines Pflegedienstes. Die Kaskoversicherung reguliert, der Kunde ist vorsteuerabzugsberechtigt und trägt Umsatzsteuer und Selbstbeteiligung. Die Rechnung geht über den vollen Betrag an den Kunden; die Aufteilung steht nur als Hinweis im Text. Das PDF kommt aus Werkstatt Office.

Vorher gibt Werkstatt Office die Unfallrechnung als gewohntes PDF aus. Nachher gehen dieses PDF und die Rechnungsdaten als JSON (ein Textformat für Daten) an die API, und zurück kommt ein ZUGFeRD-PDF im HDS-Layout, das der Pflegedienst lesen und automatisch buchen kann.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# PDF aus HDS Werkstatt Office plus Rechnungsdaten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @unfallreparatur.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "2026-4471",
    "issue_date": "2026-09-21",
    "delivery_date": "2026-09-19",
    "due_date": "2026-10-05",
    "invoice_type_code": "380",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "Fuhrpark Kostenstelle 300",
    "note": "Fahrzeug BT-PD 118, km-Stand 37.205. Kaskoschaden Nr. KS-2026-55812 vom 02.09.2026. Regulierung durch den Versicherer über den Nettobetrag, Umsatzsteuer und Selbstbeteiligung 300,00 EUR trägt der Kunde.",
    "seller": {
      "name": "Karosserie und Lack Beispiel e.K.",
      "address": { "street": "Werkstattstraße 2", "postal_code": "95448", "city": "Bayreuth", "country_code": "DE" },
      "tax_id": "208/123/45678",
      "electronic_address": "buero@karosserie-beispiel.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "Büro", "phone": "+49 921 5550300", "email": "buero@karosserie-beispiel.example" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Ambulanter Pflegedienst Beispiel GmbH",
      "address": { "street": "Am Markt 7", "postal_code": "95444", "city": "Bayreuth", "country_code": "DE" },
      "electronic_address": "verwaltung@pflege-beispiel.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE02500105170137075030" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Karosseriearbeiten Heck", "quantity": "6.5", "unit_code": "HUR",
        "unit_price_net": "118.00", "line_net_amount": "767.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "2", "name": "Lackierarbeiten", "quantity": "4", "unit_code": "HUR",
        "unit_price_net": "124.00", "line_net_amount": "496.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "3", "name": "Lackmaterial", "quantity": "1", "unit_code": "LS",
        "unit_price_net": "312.40", "line_net_amount": "312.40", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "4", "name": "Stoßfänger hinten", "quantity": "1", "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "386.50", "line_net_amount": "386.50", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "1961.90", "tax_amount": "372.76" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "1961.90", "net_amount": "1961.90", "tax_amount": "372.76",
      "gross_amount": "2334.66", "payable_amount": "2334.66" }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjQK…",
  "options": { "profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true }
}

Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Der Verkäufer hat hier nur eine Steuernummer und keine USt-ID. Das ist zulässig, eines von beiden muss vorhanden sein (Regel BR-CO-26). Fehlen beide, lehnt die API die Rechnung ab. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Feldzuordnung

Stolpersteine in der Werkstatt mit HDS Werkstatt Office

• Korrekturbeleg ohne Bezug: Werkstatt Office erstellt laut Hersteller Korrekturbelege. In der E-Rechnung ist das Typ 384 mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Was sonst passiert: Fehlt der Verweis, meldet die Prüfung eine Warnung nach BR-DE-26, und der Empfänger kann die Korrektur nicht zuordnen. So lösen Sie es: Rechnungsnummer und Datum der Ursprungsrechnung in preceding_invoices, genau ein Eintrag.
• AW-Kalkulation mit krummen Umrechnungen: Werkstatt Office STANDARD nennt ausdrücklich AW-Kalkulation. Was sonst passiert: Wird ein AW-Betrag in Stunden mit vier Nachkommastellen übertragen, passt Menge mal Preis nicht zum Positionsbetrag, HTTP 422. So lösen Sie es: AW als Menge übernehmen oder nur glatt umrechnen; Details auf der Branchenseite.
• EU-Kunde ohne USt-ID: CAR OFFICE nennt EU-Kunden mit UID. Was sonst passiert: Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Kategorie K) ohne buyer.vat_id und ohne exemption_reason ist nach EN 16931 ungültig, die API antwortet mit HTTP 422. So lösen Sie es: USt-ID im Kundenstamm pflegen und vor dem Verkauf qualifiziert bestätigen lassen.
• Differenzbesteuerter Gebrauchtwagen: CAR OFFICE bildet die Differenzbesteuerung ab, EN 16931 hat dafür aber keine Kategorie. Was sonst passiert: Ein falsch gesetzter Steuerausweis ist steuerlich riskanter als ein Formatfehler. So lösen Sie es: Fragen Sie HDS, wie die XRechnung diesen Fall darstellt, und lassen Sie das Ergebnis von Ihrem Steuerberater bestätigen.
• Eingehende E-Rechnungen: Einen Import beschreibt HDS nicht öffentlich. Was sonst passiert: Die XRechnung des Teilehändlers bleibt als unlesbarer Anhang im Postfach. So lösen Sie es: im Viewer öffnen und als PDF-Ansicht an die Buchhaltung geben.

Häufige Fragen

HDS Werkstatt Office ist ein Produkt der HDS-Software GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).