E-Rechnung mit WERBAS: so wird aus der WERBAS-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was WERBAS heute kann

Die Werbas KSR GmbH mit Sitz in Holzgerlingen entstand zum 01.10.2024 aus der Fusion von Werbas und KSR. Nach Angaben zur Fusion arbeiten über 4.500 Werkstätten mit ihren Lösungen. Die drei Produktlinien laufen getrennt weiter: VCS als On-Premises-Lösung für große freie Werkstätten, NET als On-Premises-Lösung für große Marken- und Nutzfahrzeugwerkstätten und NXT als Cloud-Lösung für kleinere Betriebe. Das Hilfeportal ordnet das WERBAS-Kundenhandbuch der Linie NET zu. Der Hersteller nennt rund 200 Schnittstellen, darunter Teilegroßhändler wie Winkler, Europart und Stahlgruber, partslink24, DAT und DATEV.

Die XRechnung-Schnittstelle beschreibt das WERBAS-Handbuch so: Ein Servicemitarbeiter der Werbas KSR GmbH richtet sie ein. Im Kundenstamm wählen Sie je Kunde das Format UBL oder CII; macht der Kunde keine Vorgabe, empfiehlt das Handbuch UBL als Vorauswahl. Bei Behörden tragen Sie die Leitweg-ID als Referenz des Käufers ein. Für die unterstützte XRechnung-Version 3.0.1 sind die elektronischen Adressen von Verkäufer und Käufer Pflicht. Im Auftrag prüfen Sie die XRechnung per Schaltfläche „X-Rechnung prüfen" beliebig oft vor dem Abschluss. Beim Druck der Rechnung entsteht die XML, und „zusätzlich zur X-Rechnung generiert WERBAS immer eine Rechnung im PDF-Format" auf Basis des gewohnten Rechnungsformulars. Die Dateien landen in einem Ordner je Kunde. Mit dem Archiv-Modul lassen sich Zusatzdokumente in die XML einbetten. Einen neuen, lizenzpflichtigen E-Mail-Versand gibt es ab Version 9.3.0; eine automatische Übermittlung an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes nennt das Handbuch ausdrücklich nicht.

Zum Vergleich: Für VCS nennt die E-Rechnungs-FAQ ab Version 2.80.48 Factur-X 1.0.07.2 in den Profilen EN16931, Extended und XRechnung sowie XRechnung 3.0.2, verfügbar seit Version 2.80.46 im Mai 2025 ohne gesonderte Gebühr. NXT nennt ähnliche Formate. Diese Angaben beziehen sich nicht auf WERBAS selbst. Auch die Unternehmenswebsite werbas-ksr.com nennt ZUGFeRD und XRechnung nur pauschal für das ganze Haus, ohne nach VCS, NET und NXT zu trennen; sie belegt deshalb nicht, dass WERBAS (NET) ZUGFeRD erzeugt. Maßgeblich für WERBAS ist das hier zitierte Handbuch.

Der passende Weg für WERBAS

1. XRechnung aus WERBAS nutzen, wo sie genügt: Behörden und Kunden mit E-Rechnungs-Eingang bekommen die XML direkt. Dafür brauchen Sie keinen zusätzlichen Dienst.
2. Kunden identifizieren, die ZUGFeRD wollen: Leasinggesellschaften und Fuhrparks mit PDF-basiertem Rechnungseingang bitten oft um eine einzige Datei. Fragen Sie vorher beim Werbas-Service, ob Ihr Stand inzwischen ZUGFeRD kann.
3. Weg A aufsetzen: Ein kleines Skript liest aus dem Kundenordner das PDF und die zugehörige XRechnung-XML. Die XML ist bereits strukturiert und normkonform, das Übertragen in das JSON (ein Textformat für Daten) der API ist deshalb eine überschaubare Zuordnung und kein Auslesen von Druckdaten.
4. API-Aufruf: Das Skript sendet JSON und PDF an POST /v1/invoices/generate mit allow_unverified_visual: true. Die API wandelt das PDF nach PDF/A-3u (Archivformat für PDF, das eingebettete Dateien erlaubt), bettet die XML ein und prüft das Ergebnis.
5. Ablage und Versand: Das ZUGFeRD-PDF zurück in den Kundenordner legen und statt der zwei Einzeldateien versenden.

Fragen Sie Ihren WERBAS-Ansprechpartner wörtlich: „Läuft bei uns VCS, NET oder NXT, und gibt es dafür ein ZUGFeRD-Profil, oder bleibt es bei der XRechnung mit separatem PDF?"

Beispiel: WERBAS-Rechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Bremsenservice an einem Leasingfahrzeug. Die Leasinggesellschaft hat die Reparatur mit einer Freigabenummer genehmigt und will ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931. Das PDF ist das gewohnte WERBAS-Rechnungsformular.

Vorher liegen im WERBAS-Kundenordner zwei Dateien: die XRechnung und das gewohnte PDF. Nachher gehen dieses PDF und die Rechnungsdaten als JSON an die API, und zurück kommt ein einziges ZUGFeRD-PDF, das die Leasinggesellschaft lesen und automatisch buchen kann.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# PDF aus dem WERBAS-Kundenordner plus Rechnungsdaten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @bremsenservice.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "R-26-008814",
    "issue_date": "2026-09-18",
    "delivery_date": "2026-09-17",
    "due_date": "2026-10-18",
    "invoice_type_code": "380",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "LV-104233",
    "purchase_order_reference": "FRG-2026-88213",
    "note": "Leasingfahrzeug S-LK 2207, FIN XXXXXXXXXXX246810, km-Stand 61.940. Reparaturfreigabe FRG-2026-88213.",
    "seller": {
      "name": "Nutzfahrzeugservice Beispiel GmbH",
      "address": { "street": "Gewerbering 8", "postal_code": "71088", "city": "Holzgerlingen", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE123456789",
      "electronic_address": "rechnung@nfz-beispiel.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": { "name": "Rechnungsstelle", "phone": "+49 7031 555020", "email": "rechnung@nfz-beispiel.example" }
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel Leasing GmbH",
      "address": { "street": "Leasingallee 1", "postal_code": "70173", "city": "Stuttgart", "country_code": "DE" },
      "vat_id": "DE987654321",
      "electronic_address": "werkstattrechnungen@leasing-beispiel.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": { "code": "58", "iban": "DE75512108001245126199" },
    "lines": [
      { "line_id": "1", "name": "Bremsscheibe vorn", "quantity": "2", "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "64.90", "line_net_amount": "129.80", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "2", "name": "Bremsbelagsatz vorn", "quantity": "1", "unit_code": "C62",
        "unit_price_net": "48.70", "line_net_amount": "48.70", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "3", "name": "Bremsen vorn erneuern", "quantity": "1.4", "unit_code": "HUR",
        "unit_price_net": "132.00", "line_net_amount": "184.80", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" },
      { "line_id": "4", "name": "Bremsflüssigkeit", "quantity": "1", "unit_code": "LTR",
        "unit_price_net": "14.90", "line_net_amount": "14.90", "tax_category": "S", "tax_rate": "19" }
    ],
    "tax_breakdown": [
      { "category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "378.20", "tax_amount": "71.86" }
    ],
    "totals": { "line_net_amount": "378.20", "net_amount": "378.20", "tax_amount": "71.86",
      "gross_amount": "450.06", "payable_amount": "450.06" }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjQK…",
  "options": { "profile": "EN16931", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true }
}

Die Antwort enthält visual_source: "client_supplied". Das heißt: Die API hat die XML geprüft, nicht aber, ob das WERBAS-Formular dieselben Beträge zeigt. Weil beide aus demselben Auftrag stammen, ist das Risiko gering, prüfen Sie es aber in der Testphase stichprobenartig.

Feldzuordnung

Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Stolpersteine in der Werkstatt mit WERBAS

• Zwei Dateien für einen Vorgang: WERBAS legt XML und PDF getrennt ab. Was sonst passiert: Gehen beide ohne Absprache an den Kunden, erfasst dessen Buchhaltung den Beleg im ungünstigen Fall doppelt. So lösen Sie es: Klären Sie mit dem Kunden, welche Datei er verarbeitet, oder liefern Sie ein einziges ZUGFeRD-PDF über Weg A.
• Leere elektronische Adresse im Kundenstamm: Die Pflicht zur elektronischen Käuferadresse trifft gerade alte Nutzfahrzeugkunden, die nie eine Rechnungs-E-Mail hinterlegt haben. Was sonst passiert: „X-Rechnung prüfen" meldet einen Fehler, und die XRechnung ist unvollständig. So lösen Sie es: Adressen vor der Umstellung im Kundenstamm nachtragen.
• Falsche Syntax für den Empfänger: UBL und CII sind beide gültig, aber nicht jede Eingangssoftware liest beide gleich gut. Was sonst passiert: Der Kunde meldet eine „unlesbare" Rechnung, obwohl sie formal korrekt ist. So lösen Sie es: Format je Kunde im Kundenstamm nach dessen Vorgabe setzen; für ZUGFeRD kommt nur CII in Frage.
• Behördenportal nicht automatisch bedient: Das Handbuch nennt keine automatische Übermittlung an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes. Was sonst passiert: Die XRechnung liegt im Kundenordner, kommt aber nie an. So lösen Sie es: Hochladen oder Versand an die vom Auftraggeber genannte Adresse fest in den Monatsablauf aufnehmen.
• Monatsrechnung für eine Flotte: Werden mehrere Aufträge zu einer Rechnung zusammengefasst, fehlt oft der Leistungszeitraum. Was sonst passiert: Der Fuhrpark kann die Kosten keinem Monat zuordnen. So lösen Sie es: billing_period_start und billing_period_end setzen, Kennzeichen je Position in description.

Häufige Fragen

WERBAS ist ein Produkt der Werbas KSR GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).