E-Rechnung mit FEPA: so prüfen Sie XRechnung und ZUGFeRD aus FEPA vor dem Versand

Was FEPA heute kann

• Hersteller: PLANAT GmbH, Ostfildern bei Stuttgart, mit Standorten in Dresden, Karlsruhe, Nürnberg und Wroclaw. PLANAT hat nach eigener Angabe mehrere hundert FEPA-Installationen umgesetzt, vor allem im Maschinen- und Anlagenbau, Metallbau, in Elektronik und Automotive.
• Aufbau: Drei Komponenten: FEPA Basis (Vertrieb, Einkauf, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Kalkulation, Finanzwesen), Branchenobjekte und zuschaltbare Add-ons.
• Branchenobjekt Metall: BDE mit Mehrmaschinenbedienung, Chargenverwaltung, Lademittelverwaltung, Metallspänekonto, Metallzuschläge, Schrottverwaltung und Werkzeugverwaltung.
• Add-ons: unter anderem Business Intelligence Schnittstellengenerator, DMS, EDI und Workflow-Suite.
• Apps: Für die FEPA-Apps wird laut PLANAT ein zusätzlicher Dienst in der DMZ installiert; die Datenverarbeitung bleibt in den FEPA-Services im Kundennetzwerk.
• E-Rechnung: „Dazu haben wir diesen Standard komplett in unsere ERP-Lösung FEPA integriert und sind in der Lage, ab sofort Rechnungen im gesetzeskonformen Format zu generieren und zu verarbeiten“ (PLANAT-Pressemitteilung, Mai 2024). Die Mitteilung nennt ZUGFeRD (ein normales PDF mit denselben Rechnungsdaten als eingebettetem XML) und XRechnung (reine XML-Datei, das Pflichtformat für Behörden) als Themen, mit denen sich PLANAT seit ihrer Einführung befasst.

Der passende Weg für FEPA: Abnahme statt Neubau

1. Bei PLANAT klären: Welches Profil erzeugt Ihre FEPA-Version (XRechnung, ZUGFeRD mit Profil EN 16931)? Welche Rechnungsarten sind abgedeckt: Anzahlung (326), Gutschrift (381), Korrektur (384)? Ist die Funktion in Ihrem Lizenzumfang?
2. Testkatalog anlegen: sechs Rechnungen, die Ihren Alltag abbilden: Inland mit Metallzuschlag, Anzahlung und Schlussrechnung, Gutschrift nach Reklamation, Lieferung ins EU-Ausland, Ausfuhr, öffentlicher Auftraggeber mit Leitweg-ID.
3. Jede FEPA-Datei prüfen: ZUGFeRD-PDF an /v1/invoices/validate-pdf, reine XML an /v1/invoices/validate-xml. Fehler kommen mit Regel-ID zurück, die Sie an PLANAT weitergeben.
4. Referenz vergleichen: Für Fälle, bei denen Sie unsicher sind, wie die Abbildung aussehen soll, erzeugen Sie per API eine gültige Referenzrechnung und vergleichen die XML mit der FEPA-Ausgabe.
5. Nur für echte Lücken: Deckt FEPA einen Fall nicht ab, erzeugen Sie genau diesen per API (Weg A mit dem FEPA-PDF oder Weg B mit Server-PDF).

Fragen Sie Ihren PLANAT-Berater wörtlich: „Welches Profil erzeugt unsere FEPA-Version (XRechnung, ZUGFeRD mit Profil EN 16931), welche Rechnungsarten sind abgedeckt (Anzahlung, Gutschrift, Korrektur), und ist die E-Rechnungsfunktion in unserem Lizenzumfang enthalten?“

Beispiel: Referenzrechnung mit Metallzuschlag in einem Aufruf

Ein Stanzteil aus Messing, abgerechnet zum Stückpreis plus Metallzuschlag nach Gewicht und Notierung, dazu ein einmaliger Werkzeuganteil. Der Zuschlag hängt als line_charges an der Position: 2.500 × 0,94 € = 2.350,00 €, plus 212,50 € Zuschlag ergibt einen Positionsbetrag von 2.562,50 €. Dieses JSON (ein Textformat für Daten) liefert eine gültige XRechnung und ZUGFeRD, gegen die Sie die FEPA-Ausgabe desselben Falls halten können.

In Alltagssprache: Vorher wissen Sie nicht, ob FEPA einen Metallzuschlag so ausgibt, wie Ihr Kunde ihn erwartet. Nachher legen Sie eine garantiert gültige Musterrechnung neben die FEPA-Datei und sehen, wo beide voneinander abweichen.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Referenzrechnung erzeugen, Sicht-PDF rendert der Server:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @referenz-metallzuschlag.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "TEST-MZ-001",
    "issue_date": "2026-09-25",
    "delivery_date": "2026-09-24",
    "due_date": "2026-10-25",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "Einkauf Stanzteile",
    "purchase_order_reference": "4501-77120",
    "seller": {
      "name": "Beispiel Stanztechnik GmbH",
      "address": {"street": "Schönbergweg 8", "postal_code": "73760", "city": "Ostfildern", "country_code": "DE"},
      "vat_id": "DE567891234",
      "electronic_address": "rechnung@stanztechnik.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": {"name": "E. Beispiel", "phone": "+49 711 555050", "email": "rechnung@stanztechnik.example"}
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel Elektrogeräte AG",
      "address": {"street": "Ringstraße 30", "postal_code": "90402", "city": "Nürnberg", "country_code": "DE"},
      "electronic_address": "ap@elektrogeraete.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": {"code": "58", "iban": "DE12500105170648489890"},
    "lines": [
      {"line_id": "1", "name": "Stanzteil Halter 22-5, CuZn37", "quantity": "2500", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "0.9400",
       "line_charges": [{"amount": "212.50", "reason": "Metallzuschlag CuZn37: 85 kg x 2,50 EUR/kg"}], "line_net_amount": "2562.50", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"},
      {"line_id": "2", "name": "Werkzeuganteil Stanzwerkzeug 22-5", "quantity": "1", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "1450.00",
       "line_net_amount": "1450.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"}
    ],
    "tax_breakdown": [
      {"category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "4012.50", "tax_amount": "762.38"}
    ],
    "totals": {
      "line_net_amount": "4012.50",
      "net_amount": "4012.50",
      "tax_amount": "762.38",
      "gross_amount": "4774.88",
      "payable_amount": "4774.88"
    }
  },
  "options": {"profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII"}
}

Und so prüfen Sie das ZUGFeRD-PDF, das FEPA für denselben Fall erzeugt hat:

# ZUGFeRD-PDF aus FEPA als Base64 prüfen:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/validate-pdf \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"pdf_base64": "JVBERi0xLjcK…"}'

# -> { "valid": true, "errors": [], … } oder Fehler mit Regel-ID

Feldzuordnung

Die Tabelle ordnet die Angaben Ihrer FEPA-Rechnung den Feldern der Norm und der API zu. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Stolpersteine in der Metallverarbeitung mit FEPA

• Metallzuschlag als Summe unter der Rechnung: Wird der Zuschlag als Belegzuschlag statt an der Position ausgewiesen, braucht er eine eigene Steuerkategorie. Bei steuerfreien Lieferungen (K, G) muss eine Position derselben Kategorie existieren, sonst lehnt die API die Rechnung ab. Zudem kann der Kunde den Zuschlag keinem Teil zuordnen. Lösung: Zuschlag je Position.
• Schrott oder Späne mit der Rechnung verrechnet: Nimmt Ihr Betrieb Schrott vom Kunden zurück, ist das eine eigene Lieferung des Kunden an Sie. Für Eisen- und Metallschrott schuldet nach § 13b UStG in der Regel der unternehmerische Empfänger die Steuer. Als Abzug in der Verkaufsrechnung stimmt dann die Steuer nicht. Lösung: getrennt abrechnen und die Gestaltung mit dem Steuerberater klären.
• Schlussrechnung mit mehreren Anzahlungen: Das offizielle XRechnung-Schema erlaubt nur einen Vorbeleg. Verweist die FEPA-Schlussrechnung auf mehrere Anzahlungsrechnungen, prüfen Sie sie deshalb besonders genau mit validate-xml. In der API führt dieselbe Konstellation zu HTTP 400; ausweichen können Sie auf das Profil EXTENDED.
• Öffentlicher Auftraggeber ohne Leitweg-ID: Stadtwerke und kommunale Betriebe nennen ihre Leitweg-ID in der Bestellung. Fehlt sie in BT-10, scheitert die XRechnung an Regel BR-DE-15; die API antwortet mit HTTP 422. Lösung: Leitweg-ID im Kundenstamm hinterlegen.

Häufige Fragen

FEPA ist ein Produkt der PLANAT GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).