E-Rechnung mit TaxMetall: so wird aus der TaxMetall-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was TaxMetall heute kann

Die folgenden Punkte stammen aus Herstellerseiten, dem Vectotax-Hilfeportal und dem DATEV-Marktplatz:

• Hersteller und Zielgruppe: Vectotax Software GmbH, Mülheim-Kärlich, gegründet 1994. TaxMetall ist ein ERP für kleine und mittlere produzierende Unternehmen und Lohnfertiger, mit Schwerpunkt Metallverarbeitung, Maschinenbau und Werkzeugbau.
• Betrieb: TaxMetall ist eine Client-Server-Lösung in den Editionen StartUp, Standard, Advanced, Professional und Enterprise. Standard und Enterprise gibt es auch als TaxMetall Cloud im Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Daneben bietet Vectotax das browserbasierte SaaS-ERP „BusinessNow“ an.
• Fakturierung: Das Basis-ERP erstellt Teilrechnungen und Sammelrechnungen, die Belegkette übergibt automatisch in Folgebelege und kennt Teillieferungen. Rechnungen lassen sich per E-Mail versenden.
• Korrekturrechnungen: Laut Hilfeportal entstehen sie mit negativen Mengen oder negativen Einzelpreisen oder als Kopie einer bestehenden Rechnung und werden im Zahlungseingang mit der Ursprungsrechnung verrechnet.
• Export: Auswertungen und Suchergebnisse lassen sich nach Excel exportieren.
• Buchhaltung: Schnittstellen zu DATEV (Vectotax ist seit Anfang 2023 DATEV Corporate Partner; Buchungsdatenservice, DATEVconnect, Belegbilder, DATEV Unternehmen online), zu Agenda und Lexware sowie ein integrierter Austausch mit Diamant-Software.
• E-Rechnung: Die Online-Präsentation zeigt laut Vectotax, „wie Sie die E-Rechnungspflicht im Bereich Eingangs- und Ausgangsrechnungen umsetzen können“. Für die Edition StartUp nennt Vectotax „Rechnungsstellung inklusive E-Rechnungen“. Ein Produktblatt mit Formaten oder Versionen gibt es öffentlich nicht.

Eine Abgrenzung, die in Gesprächen oft verschwimmt: Die DATEV-Schnittstellen bringen Buchungsdaten und Belegbilder in Ihre Buchhaltung. Eine E-Rechnung ist etwas anderes. Sie ist die Rechnung selbst, als XRechnung oder ZUGFeRD beim Kunden. Die eine ersetzt die andere nicht.

Der passende Weg für TaxMetall

1. Mit Vectotax klären: Welche Formate gibt TaxMetall aus (XRechnung, ZUGFeRD mit welchem Profil)? Ab welcher Version, und ist das in Ihrer Edition enthalten? Kann das Modul Gutschriften und Korrekturen mit Bezug auf die Ursprungsrechnung sowie die Leitweg-ID öffentlicher Auftraggeber?
2. Wenn TaxMetall es kann: Nutzen Sie die Herstellerfunktion. Erzeugen Sie vor dem Umstieg je eine Sammel-, Teil- und Korrekturrechnung und prüfen Sie die Dateien unabhängig, etwa mit dem kostenlosen Viewer oder per /v1/invoices/validate-xml.
3. Wenn nicht, oder bis zum Update, Weg A: TaxMetall erzeugt die Rechnung als PDF wie heute. Zusätzlich braucht die API Kopf- und Positionsdaten. Öffentlich dokumentiert ist der Excel-Export für Auswertungen und Suchergebnisse; ob er alle Rechnungspositionen vollständig liefert oder ein Datenbankzugriff nötig ist, klären Sie mit Vectotax oder im Rahmen der Anbindung durch Coreventa.
4. Übersetzen und testen: Einheiten, Steuerkategorien und Rechnungsarten einmal zuordnen, dann mit dem Free-Plan zehn echte Rechnungen durchspielen.
5. Umstellen: Das ZUGFeRD-PDF ersetzt das bisherige PDF im E-Mail-Versand; Kunden mit XRechnung-Pflicht erhalten die XML.

Fragen Sie Ihren Vectotax-Betreuer wörtlich: „Gibt unsere TaxMetall-Edition in unserer Version E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD aus, mit welchem Profil, ist das in unserer Lizenz enthalten, und kann TaxMetall Gutschriften und Korrekturen mit Bezug auf die Ursprungsrechnung sowie die Leitweg-ID öffentlicher Auftraggeber ausgeben?“

Aufwand für Weg A: einige Tage, sobald die Datenquelle feststeht. Der größte Posten ist in der Regel nicht die API, sondern die Frage, wo die Positionsdaten sauber herkommen.

Beispiel: TaxMetall-Sammelrechnung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Eine Monatssammelrechnung über drei Lieferscheine an einen Pumpenhersteller. Statt eines einzelnen Lieferdatums trägt sie den Leistungszeitraum September. Die Lieferscheinnummern stehen im Positionstext, weil die Norm dafür kein eigenes Positionsfeld vorsieht. Das PDF kommt aus TaxMetall, die API bettet die XML ein. Die Daten haben wir gegen die API geprüft.

In Alltagssprache: Vorher geht nur das TaxMetall-PDF per E-Mail an den Kunden. Nachher steckt im selben PDF zusätzlich die maschinenlesbare XRechnung, und Ihr Versandweg bleibt gleich.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# PDF aus TaxMetall plus Rechnungsdaten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @sammelrechnung-september.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "2026-30418",
    "issue_date": "2026-09-30",
    "billing_period_start": "2026-09-01",
    "billing_period_end": "2026-09-30",
    "due_date": "2026-10-30",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "Kst 4410",
    "purchase_order_reference": "4500098877",
    "seller": {
      "name": "Beispiel Drehteile GmbH",
      "address": {"street": "Am Hafen 3", "postal_code": "56218", "city": "Mülheim-Kärlich", "country_code": "DE"},
      "vat_id": "DE234567891",
      "electronic_address": "buchhaltung@drehteile.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": {"name": "B. Beispiel", "phone": "+49 261 555020", "email": "buchhaltung@drehteile.example"}
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel Pumpenwerk GmbH",
      "address": {"street": "Lindenallee 40", "postal_code": "57072", "city": "Siegen", "country_code": "DE"},
      "electronic_address": "rechnungseingang@pumpenwerk.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": {"code": "58", "iban": "DE75512108001245126199"},
    "lines": [
      {"line_id": "1", "name": "Welle 20 x 180, Lieferschein 26-0917", "quantity": "120", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "14.85",
       "line_net_amount": "1782.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"},
      {"line_id": "2", "name": "Welle 20 x 180, Lieferschein 26-0924", "quantity": "80", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "14.85",
       "line_net_amount": "1188.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"},
      {"line_id": "3", "name": "Flansch DN50 verzinkt, Lieferschein 26-0929", "quantity": "40", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "22.40",
       "line_net_amount": "896.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"}
    ],
    "tax_breakdown": [
      {"category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "3866.00", "tax_amount": "734.54"}
    ],
    "totals": {
      "line_net_amount": "3866.00",
      "net_amount": "3866.00",
      "tax_amount": "734.54",
      "gross_amount": "4600.54",
      "payable_amount": "4600.54"
    }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjcK…",
  "options": {"profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true}
}

Die Antwort enthält visual_source: "client_supplied" und base_pdf_converted: true: Ihr PDF wurde nach PDF/A-3 (Archivformat für PDF, das eingebettete Dateien erlaubt) umgewandelt und trägt jetzt die XRechnung. Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Feldzuordnung

Die Tabelle ordnet die Angaben Ihrer TaxMetall-Rechnung den Feldern der Norm und der API zu. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Stolpersteine in der Metallverarbeitung mit TaxMetall

• Korrektur mit negativen Mengen: So legt TaxMetall Korrekturen laut Hilfeportal an. Als E-Rechnung mit Rechnungsart 380 und negativen Beträgen ist das formal gültig, trägt aber keinen Bezug auf die Ursprungsrechnung; der Kunde muss manuell zuordnen. Lösung: Rechnungsart 381 (Gutschrift) oder 384 (Rechnungskorrektur) mit preceding_invoices. Bei der Gutschrift bleiben Mengen und Beträge positiv, die Rechnungsart gibt die Richtung vor. Betrifft eine Korrektur zwei Rechnungen, lehnt die API das im Profil XRechnung mit HTTP 400 ab; erstellen Sie dann zwei Belege.
• Sammelrechnung mit einem Lieferdatum: Übernimmt die Datenübergabe nur das Datum der letzten Lieferung, ist die XRechnung gültig, der Leistungszeitpunkt aber falsch angegeben. Lösung: Leistungszeitraum mit Anfang und Ende des Abrechnungsmonats.
• Teilrechnung und Abschlagsrechnung verwechselt: Eine Teilrechnung über eine abgeschlossene Teillieferung ist eine normale Rechnung (380) mit dem Datum dieser Lieferung. Eine Abschlagsrechnung vor der Leistung ist Typ 326; ihr Betrag wird in der Schlussrechnung als prepaid_amount abgezogen. Wer beides als 380 sendet, weist in der Schlussrechnung keine Vorauszahlung aus.
• PDF per E-Mail gilt als erledigt: TaxMetall versendet Belege per E-Mail. Ab der Ausstellungspflicht reicht ein reines PDF gegenüber inländischen Geschäftskunden nicht mehr. Lösung: Derselbe Versandweg, aber mit ZUGFeRD-PDF im Anhang; Termine im Fristen-Ratgeber.

Häufige Fragen

TaxMetall ist ein Produkt der Vectotax Software GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).