E-Rechnung mit Ulysses ERP: so wird aus der Ulysses-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was Ulysses heute kann

• Hersteller: HOST Software Entwicklung & Consulting GmbH, Kirchdorf an der Krems (Österreich), gegründet 2000. Ulysses ist ein modulares ERP und MES für produzierende kleine und mittlere Unternehmen, mit Branchenlösungen für Lohnfertigung und Metallverarbeitung, Blechbearbeitung, Anlagen- und Stahlbau sowie Maschinenbau.
• Versionen: Version 10 erschien 2019, Version 11 2021, Version 12 2023, Version 13 stellte HOST mit den Kundennews Ende 2025 vor. Mit Version 12 wurde die Kommunikation zwischen Client, Server und Datenbank überarbeitet, unter anderem mit einem SQL-Proxy für den Zugriff außerhalb des LAN (damals als Beta).
• Belege: Im Basismodul Office entstehen Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung „mit einem Klick“. Add-ons ergänzen unter anderem automatischen Rechnungsversand, automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen, Buchhaltungsintegration, EDI und ein Entwicklungstool (SDK).
• E-Rechnung: neues Add-on für ZUGFeRD und XRechnung, Ausgang und Eingang, vorgestellt in den Kundennews zu Ulysses 13.
• UDI: Ebenfalls neu ist Ulysses Data Interchange. Es bettet strukturierte Daten in ein normales PDF ein, damit Ulysses-Anwender Anfragen und Bestellungen ohne EDI austauschen. Das ist ein Austausch zwischen Ulysses-Kunden, keine E-Rechnung.

Nicht öffentlich beschrieben sind das genaue Profil der erzeugten Dateien, die Lizenzierung des Add-ons und ob es auch für Version 12 angeboten wird. Das beantwortet Ihr Ulysses-Betreuer.

Der passende Weg für Ulysses

Mit Ulysses 13 und E-Rechnungs-Add-on:

1. Add-on und Profil mit HOST klären: XRechnung (CII oder UBL), ZUGFeRD mit Profil EN 16931.
2. Für jede Rechnungsart, die Sie wirklich stellen, eine Testrechnung erzeugen: Inland, Lohnbearbeitung für EU-Kunden, Gutschrift, gegebenenfalls Anzahlung und Schlussrechnung.
3. Jede Datei unabhängig prüfen, per /v1/invoices/validate-xml oder /v1/invoices/validate-pdf. Meldet die Prüfung eine Regel, etwa BR-AE-02, geben Sie diese Regel-ID an HOST weiter. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Mit Ulysses 12 oder älter, wenn das Add-on für Ihre Version nicht zur Verfügung steht oder nicht lizenziert ist (Weg A, Übergang):

1. Ulysses erzeugt die Rechnung wie heute als PDF.
2. Kopf- und Positionsdaten kommen aus der Ulysses-Datenbank oder einem Bericht. Welche Quelle sich eignet, klären Sie mit HOST oder im Rahmen der Anbindung durch Coreventa.
3. Ein Skript sendet PDF und Daten an /v1/invoices/generate und legt das ZUGFeRD-PDF im Ulysses-DMS zur Rechnung ab.

Aufwand für den Übergang: einige Tage. Weil er nach dem Update entfällt, lohnt kein großer Umbau; Weg A ist genau dafür gedacht.

Fragen Sie Ihren Ulysses-Betreuer bei HOST wörtlich: „Ist das Add-on E-Rechnung für unsere Ulysses-Version erhältlich, wie wird es lizenziert, welche Profile gibt es aus (XRechnung als CII oder UBL, ZUGFeRD mit Profil EN 16931), und deckt es Gutschriften sowie Anzahlungs- und Schlussrechnungen ab?“

Beispiel: Ulysses-Rechnung über Lohnbearbeitung als ZUGFeRD in einem Aufruf

Ein Blechbearbeiter aus Passau schneidet und kantet beigestelltes Edelstahlblech für einen Maschinenbauer in Linz. Abgerechnet werden Laserstunden und Biegeteile. Als sonstige Leistung an einen Unternehmer im EU-Ausland schuldet in der Regel der Kunde die Steuer: Kategorie AE, 0 Prozent, mit Befreiungsgrund und der österreichischen USt-IdNr. des Kunden. Das PDF kommt aus Ulysses 12. Das JSON (ein Textformat für Daten) haben wir gegen die API geprüft.

In Alltagssprache: Vorher geht nur das gedruckte Ulysses-PDF an den Kunden in Linz. Nachher trägt dasselbe PDF die E-Rechnungsdaten mit der richtigen Steuerkategorie und der USt-IdNr. des EU-Kunden.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# PDF aus Ulysses plus Rechnungsdaten an die API:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @lohnbearbeitung-linz.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "AR-26-00733",
    "issue_date": "2026-09-25",
    "delivery_date": "2026-09-19",
    "due_date": "2026-10-25",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "Bestellung 2026-118",
    "purchase_order_reference": "2026-118",
    "note": "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Lohnbearbeitung an beigestelltem Material.",
    "seller": {
      "name": "Beispiel Blechbearbeitung GmbH",
      "address": {"street": "Passauer Straße 20", "postal_code": "94032", "city": "Passau", "country_code": "DE"},
      "vat_id": "DE456789123",
      "electronic_address": "rechnung@blech.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": {"name": "D. Beispiel", "phone": "+49 851 555040", "email": "rechnung@blech.example"}
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel Maschinenbau GmbH",
      "address": {"street": "Hauptplatz 7", "postal_code": "4020", "city": "Linz", "country_code": "AT"},
      "vat_id": "ATU12345678",
      "electronic_address": "office@maschinenbau-at.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": {"code": "58", "iban": "DE89370400440532013000"},
    "lines": [
      {"line_id": "1", "name": "Laserschneiden, beigestelltes Blech 1.4301, 3 mm", "quantity": "9.5", "unit_code": "HUR", "unit_price_net": "145.00",
       "line_net_amount": "1377.50", "tax_category": "AE", "tax_rate": "0"},
      {"line_id": "2", "name": "Kanten, 4 Biegungen je Teil", "quantity": "350", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "1.60",
       "line_net_amount": "560.00", "tax_category": "AE", "tax_rate": "0"}
    ],
    "tax_breakdown": [
      {"category": "AE", "rate": "0",
       "taxable_amount": "1937.50", "tax_amount": "0.00", "exemption_reason": "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"}
    ],
    "totals": {
      "line_net_amount": "1937.50",
      "net_amount": "1937.50",
      "tax_amount": "0.00",
      "gross_amount": "1937.50",
      "payable_amount": "1937.50"
    }
  },
  "invoice_pdf_base64": "JVBERi0xLjcK…",
  "options": {"profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII", "allow_unverified_visual": true}
}

Wichtig: In diesem Weg prüft die API nicht, ob das sichtbare PDF mit der eingebetteten XML übereinstimmt. Beide müssen aus demselben Rechnungsdatensatz stammen; dafür sorgt Ihr Skript oder die Anbindung.

Mit Ulysses 13 entsteht dieselbe Rechnung im Add-on. Dann prüfen Sie nur noch die fertige Datei:

# XRechnung aus dem Ulysses-Add-on unabhängig prüfen:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/validate-xml \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"xml": "<?xml version=\"1.0\" encoding=\"UTF-8\"?><rsm:CrossIndustryInvoice …"}'

# -> { "valid": true, "errors": [], "raw_xml": "<validation …" }

Feldzuordnung

Stolpersteine in der Lohnfertigung mit Ulysses

• Lohnbearbeitung als innergemeinschaftliche Lieferung: Das Blech geht über die Grenze, also wird K gewählt. Steuerlich liegt aber meist eine sonstige Leistung vor. Folge: falsche Steuerkategorie, und ohne Lieferland scheitert K zusätzlich mit HTTP 422. Lösung: Leistungsart mit dem Steuerberater festlegen und in den Stammdaten so hinterlegen, dass jede Rechnung dieser Art die richtige Kategorie trägt. Montage oder Werklieferung im EU-Ausland unterliegt in der Regel dem Umsatzsteuerrecht des Bestimmungslands, nicht dem deutschen UStG. Ob eine Registrierungspflicht im Ausland oder eine Steuerschuldumkehr (AE) zutrifft, ist zwingend im Einzelfall mit einem im Zielland kundigen Steuerberater zu klären, bevor Sie eine Kategorie in der E-Rechnung setzen.
• AE ohne USt-IdNr. des Kunden: Folge: HTTP 422 mit Regel BR-AE-02. Lösung: USt-IdNr. im Kundenstamm pflegen, bevor die erste E-Rechnung an diesen Kunden geht.
• ZUGFeRD aus dem Add-on noch einmal durch die API schicken: Im gemischten Betrieb landet manchmal ein bereits erzeugtes ZUGFeRD-PDF als Basis-PDF im Skript. Folge: HTTP 422, weil ein Basis-PDF keine eingebetteten Dateien enthalten darf. Lösung: Add-on-Dateien nur noch mit validate-pdf prüfen, nicht neu erzeugen.
• Doppelte Rechnungsnummern im Übergang: Laufen Add-on und Weg A kurz parallel, können zwei Wege dieselbe Nummer ausgeben. Die API übernimmt die gesendete Nummer unverändert. Lösung: Nummern ausschließlich in Ulysses vergeben und einen festen Stichtag für den Wechsel setzen.

Häufige Fragen

Ulysses ERP ist ein Produkt der HOST Software Entwicklung & Consulting GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).