E-Rechnung für Metallverarbeitung, Maschinenbau & Lohnfertigung: XRechnung & ZUGFeRD aus Ihrer Branchensoftware

Was eine Metall-Rechnung besonders macht

Eine Rechnung aus der Lohnfertigung mischt oft drei Mengeneinheiten, einen monatlich wechselnden Zuschlag und einmalige Kosten für Vorrichtungen. In der E-Rechnung braucht jede Angabe ein bestimmtes Feld, damit der Kunde automatisch gegen Bestellung und Wareneingang prüfen kann. Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben.

Rahmenaufträge und Abrufe: Die Norm sieht je Rechnung genau eine Bestellnummer vor (BT-13). Tragen Sie dort die Nummer ein, die Ihr Kunde in seiner Lieferantenrichtlinie verlangt, meist die Rahmenauftrags- oder die Abrufnummer. Die jeweils andere Nummer gehört in den Positionstext oder die Rechnungsbemerkung (note, BT-22). Fassen Sie Abrufe aus verschiedenen Rahmenaufträgen nicht in einer Rechnung zusammen, wenn der Kunde getrennte Bestellnummern erwartet.

Steuerfälle: Inland, EU, Drittland

• Warenlieferung an ein Unternehmen im EU-Ausland: Kategorie K (innergemeinschaftliche Lieferung). Pflicht sind die USt-IdNr. beider Seiten, das Lieferdatum und das Lieferland über eine Lieferanschrift (ship_to). Fehlt das Lieferland, scheitert die Prüfung an Regel BR-IC-12.
• Lohnbearbeitung an beigestelltem Material für einen EU-Kunden: Das ist in der Regel eine sonstige Leistung, keine Lieferung. Der Kunde schuldet die Steuer, die Kategorie heißt AE, und die USt-IdNr. des Kunden ist Pflicht (Regel BR-AE-02). Ein häufiger Fehler ist die Abrechnung als K, weil die Ware ja über die Grenze geht.
• Montage oder Werklieferung im EU-Ausland: Sie unterliegt in der Regel dem Umsatzsteuerrecht des Bestimmungslands, nicht dem deutschen UStG. Ob eine Registrierungspflicht im Ausland oder eine Steuerschuldumkehr (AE) zutrifft, ist zwingend im Einzelfall mit einem im Zielland kundigen Steuerberater zu klären, bevor Sie eine Kategorie in der E-Rechnung setzen.
• Ausfuhr in ein Drittland: Kategorie G mit Befreiungsgrund in tax_breakdown[].exemption_reason. Der Ausfuhrnachweis bleibt außerhalb der Rechnung.
• Inland mit § 13b UStG: Stahl- und Metallbau als Bauleistung an ein Bauunternehmen oder der Verkauf von Metallschrott an Unternehmer können zur Kategorie AE führen.

Die Zuordnung im Einzelfall ist Sache Ihres Steuerberaters; die E-Rechnung bildet nur ab, was steuerlich entschieden ist.

Anzahlung, Schlussrechnung, Korrektur

Im Maschinenbau werden Anlagen oft nach Zahlungsplan abgerechnet, etwa 30 Prozent bei Auftrag, 60 Prozent bei Lieferung, 10 Prozent nach Abnahme. Jede Anzahlung ist eine Rechnung mit invoice_type_code 326. Die Schlussrechnung (380) weist die volle Leistung aus und zieht die bezahlten Beträge über totals.prepaid_amount (BT-113) ab: Zahlbetrag = Brutto minus Vorauszahlung. Soll die Schlussrechnung auf die Anzahlungsrechnungen verweisen, beachten Sie: Das Profil XRechnung erlaubt genau einen Vorbeleg (preceding_invoices). Mehrere Anzahlungsrechnungen nennen Sie in der Rechnungsbemerkung oder nutzen das Profil EXTENDED.

Nach einer Reklamation ist die Gutschrift (381) der übliche Weg, bei einem Rechenfehler die Rechnungskorrektur (384). Beide verweisen auf die ursprüngliche Rechnung, im Profil XRechnung ebenfalls mit genau einem Vorbeleg.

Ihre Software

TaxMetall von der Vectotax Software GmbH aus Mülheim-Kärlich ist ein modulares ERP für kleine und mittlere Fertiger und Lohnfertiger, als Installation und als Cloud-Variante. Vectotax zeigt in seinen Online-Präsentationen, wie Kunden die E-Rechnungspflicht für Eingangs- und Ausgangsrechnungen umsetzen. Für die Edition StartUp nennt Vectotax „Rechnungsstellung inklusive E-Rechnungen“. Formate und Versionsstand nennt der Hersteller öffentlich nicht.

PMS 5 der RKS Software GmbH (Veringenstadt und Konstanz) richtet sich an Maschinenbauer, Zulieferer und Lohnbearbeiter. Es läuft unter Windows auf Microsoft Access oder SQL Server und verwaltet Rahmen- und KANBAN-Aufträge sowie Lieferabrufe nach VDA 4905. Zu XRechnung oder ZUGFeRD macht RKS öffentlich keine Angabe; aktuell ist Version 5.91, verfügbar seit September 2025.

Ulysses ERP/MES stammt von der HOST Software Entwicklung & Consulting GmbH aus Kirchdorf an der Krems in Österreich und bietet unter anderem Branchenlösungen für Lohnfertigung, Blechbearbeitung und Maschinenbau. Mit Version 13 hat der Hersteller ein E-Rechnungs-Add-on vorgestellt, das laut Kundennews ZUGFeRD und XRechnung erstellt und empfängt.

FEPA der PLANAT GmbH aus Ostfildern ist ein ERP für Betriebe mit eigener Produktion. Das Branchenobjekt Metall enthält unter anderem Metallzuschläge, ein Metallspänekonto und eine Schrottverwaltung. Laut Pressemitteilung vom Mai 2024 erzeugt und verarbeitet FEPA Rechnungen im gesetzeskonformen E-Rechnungsformat; welche Profile genau, beschreibt die Mitteilung nicht.

Welcher Weg in der Metallbranche passt

Die drei Wege sind im Überblick für alle Systeme beschrieben. Für Metallbetriebe gilt zusätzlich:

1. Weg A, PDF anreichern: Passt, wenn Ihre Kunden das gewohnte Layout mit Zeichnungsnummern, Chargen und Hinweisen auf Prüfzeugnisse erwarten. Das ERP druckt weiter, die API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen) bettet die XRechnung ein.
2. Weg B, Datenexport: Passt, wenn die Rechnungsdaten in einer Datenbank liegen, die Sie abfragen dürfen und können, etwa bei PMS 5 (Access oder SQL Server, Zugriff mit RKS klären). Einheiten und Zuschläge werden an einer Stelle übersetzt, die Sicht-PDF rendert der Server.
3. Weg C, direkte Integration: Nur sinnvoll, wenn das System Aufrufe nach außen erlaubt. Ob und wie, hängt vom Hersteller ab. Eine Anbindung, bei der das ERP selbst eine externe E-Rechnungs-API aufruft, beschreibt keiner der vier Hersteller öffentlich; Ulysses (Add-on „Entwicklungstool SDK“) und FEPA (Add-on „Schnittstellengenerator“) nennen Werkzeuge, deren Umfang dafür nicht dokumentiert ist.
4. Eigenes Modul vorhanden: Dann erzeugt das ERP die E-Rechnung, und die API dient der Prüfung (/v1/invoices/validate-xml, /v1/invoices/validate-pdf) und dem Empfang.

Beispiel: Lohnfertigung mit Gewicht, Stunden, Einrichtkosten und Fracht

Ein Zuschnitt nach Gewicht, Schweißarbeiten nach Stunden, einmalige Einrichtkosten als Pauschale und Fracht als Belegzuschlag. Ohne eigene PDF rendert der Server die Sicht-PDF aus derselben XML (Weg B). Dieses JSON (ein Textformat für Daten) haben wir gegen die API geprüft: XRechnung und ZUGFeRD sind gültig.

In Alltagssprache: Vorher stand diese Lohnfertigungsrechnung mit Kilogramm, Stunden, Einrichtkosten und Fracht nur auf dem gedruckten PDF. Nachher liegen dieselben Angaben so vor, dass der Rechnungseingang Ihres Kunden sie automatisch prüfen und gegen Bestellung und Wareneingang abgleichen kann.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Rechnungsdaten aus dem ERP, Sicht-PDF rendert der Server:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @lohnfertigung.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "RE-2026-1187",
    "issue_date": "2026-09-24",
    "delivery_date": "2026-09-22",
    "due_date": "2026-10-24",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "WE-Nord-311",
    "purchase_order_reference": "4500123456",
    "seller": {
      "name": "Beispiel Metalltechnik GmbH",
      "address": {"street": "Industriestraße 12", "postal_code": "73728", "city": "Esslingen", "country_code": "DE"},
      "vat_id": "DE123456789",
      "electronic_address": "rechnung@metalltechnik.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": {"name": "A. Beispiel", "phone": "+49 711 555010", "email": "rechnung@metalltechnik.example"}
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel Anlagenbau AG",
      "address": {"street": "Werkstraße 5", "postal_code": "70173", "city": "Stuttgart", "country_code": "DE"},
      "electronic_address": "eingangsrechnung@anlagenbau.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": {"code": "58", "iban": "DE02120300000000202051"},
    "lines": [
      {"line_id": "1", "name": "Laserzuschnitt S355, 8 mm, Zeichnung 4711-02", "quantity": "412.5", "unit_code": "KGM", "unit_price_net": "3.20",
       "line_net_amount": "1320.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"},
      {"line_id": "2", "name": "Schweißarbeiten Baugruppe 4711", "quantity": "6.5", "unit_code": "HUR", "unit_price_net": "78.00",
       "line_net_amount": "507.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"},
      {"line_id": "3", "name": "Einrichtkosten Schweißvorrichtung, einmalig", "quantity": "1", "unit_code": "LS", "unit_price_net": "240.00",
       "line_net_amount": "240.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"}
    ],
    "charges": [
      {"amount": "85.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19", "reason": "Fracht"}
    ],
    "tax_breakdown": [
      {"category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "2152.00", "tax_amount": "408.88"}
    ],
    "totals": {
      "line_net_amount": "2067.00",
      "charge_total_amount": "85.00",
      "net_amount": "2152.00",
      "tax_amount": "408.88",
      "gross_amount": "2560.88",
      "payable_amount": "2560.88"
    }
  },
  "options": {"profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII"}
}

Rechenweg: 412,5 kg × 3,20 € + 6,5 h × 78,00 € + 240,00 € = 2.067,00 €; mit 85,00 € Fracht 2.152,00 € netto, 2.560,88 € brutto.

Stolpersteine in der Metallbranche

• Zuschlag nicht in den Summen: Wer Fracht in charges schickt, aber totals.charge_total_amount weglässt, bekommt HTTP 422 („Inconsistent invoice totals“) mit erwarteten und gesendeten Summen. Lösung: Zuschlagssumme immer mitsenden.
• Centdifferenz in einer Position: Rechnet das ERP mit vierstelligen Stückpreisen und rundet anders, weicht line_net_amount um einen Cent ab. Folge: HTTP 422 mit Positionsnummer, gesendetem und berechnetem Betrag. Lösung: Positionsbetrag als Menge × Preis auf zwei Stellen gerundet übergeben, Preise je 1.000 Stück über die Preisbasis.
• ERP-Kürzel als Einheit: „Stk“ wird wegen der Kleinschreibung mit HTTP 400 abgelehnt, ein unbekannter Großbuchstaben-Code mit HTTP 422 und dem Feldpfad, etwa lines[2].unit_code. Lösung: eine Übersetzungstabelle, gepflegt an einer Stelle.
• EU-Lieferung ohne Lieferland: Kategorie K ohne ship_to ergibt HTTP 422 mit Regel BR-IC-12. Lösung: Lieferanschrift mitsenden, auch wenn sie der Rechnungsanschrift entspricht.
• Schlussrechnung mit mehreren Anzahlungen: Im Profil XRechnung lehnt die API mehr als einen Vorbeleg mit HTTP 400 ab, weil das offizielle Schema nur einen zulässt. Lösung: Anzahlungen in der Bemerkung auflisten oder EXTENDED wählen.
• Skonto: Für Skonto gibt es kein eigenes Pflichtfeld. Es steht als Zahlungsbedingungstext in der Rechnung; XRechnung erwartet dafür das Muster #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#. In der API reicht payment_terms.cash_discounts mit days und percent, das Muster wird daraus erzeugt.

Häufige Fragen

Die genannten Programme sind Produkte der jeweiligen Hersteller. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zu diesen Herstellern.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).