E-Rechnung mit PMS 5: so wird aus der PMS-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD

Was PMS 5 heute kann

• Hersteller und Zielgruppe: RKS Software GmbH mit Standorten in Veringenstadt und Konstanz. PMS 5 ist ein ERP mit integrierter Produktionsplanung für kleine und mittlere Fertigungsbetriebe: Maschinenbau, Zulieferer und Lohnbearbeiter, Werkzeug- und Vorrichtungsbau.
• Technik: läuft unter Windows; Datenbank Microsoft Access, optional SQL Server. Laut Broschüre ist PMS 5 in die Microsoft-Office-Umgebung eingebunden, mit Datenaustausch zu Word, Excel und Project.
• Verkauf: Auftragsbearbeitung inklusive Fakturierung, Offene-Posten-Verwaltung mit Mahnwesen, getrennte Liefer- und Rechnungsadressen, papierlose Rechnungsabwicklung mit Freigabe und Archivierung.
• Seriengeschäft: Rahmen- und KANBAN-Aufträge, Lieferabrufe nach VDA 4905, SupplyOn, EDI-Anbindung, Konsignationslager; in der Logistik Lieferdaten nach VDA 4913 und Warenanhänger nach VDA 4902.
• Buchhaltung: „FIBU-Übergabe an z.B. DATEV, Lexware“.
• Betrieb: Updates werden manuell eingespielt; PMS lässt sich laut RKS durch maßgeschneiderte Module an den Betrieb anpassen. Die Einführung dauert laut FAQ in der Regel vier bis acht Wochen.

Die Broschüre nennt die EDI-Anbindung zusammen mit Rahmenaufträgen, Lieferabrufen und Konsignationslager. Ob PMS 5 auch Rechnungen per EDI ausgibt, sagt RKS öffentlich nicht.

Der passende Weg für PMS 5

1. Bei RKS nachfragen: Ist eine E-Rechnungsfunktion geplant, für welche Version, zu welchen Kosten? Falls nicht: In welchen Tabellen stehen Rechnungskopf, Positionen, Steuersätze und Lieferadresse? PMS 5 lässt sich laut RKS durch maßgeschneiderte Module anpassen; fragen Sie, ob RKS eine Exportabfrage liefern kann.
2. Lesende Abfrage einrichten: eine Access-Abfrage oder eine SQL-Server-View, die nur freigegebene Rechnungen liefert. Die papierlose Freigabe in PMS 5 ist dafür ein guter Auslöser: Erst nach der Freigabe entsteht die E-Rechnung.
3. Übersetzen: Mengeneinheiten, Preiseinheit, Rahmenauftrags- und Abrufnummer, Lieferadresse und Steuerkategorie ins JSON (ein Textformat für Daten) der API (Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen).
4. Erzeugen und zurückspeichern: POST /v1/invoices/generate liefert XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF samt Prüfbericht. Beide Dateien legen Sie zur Rechnung in die Archivierung.
5. Alternative Weg A: Erwarten Ihre Kunden das PMS-Layout, schicken Sie das gedruckte PMS-PDF mit (invoice_pdf_base64); die Daten kommen trotzdem aus der Abfrage.

Fragen Sie Ihren RKS-Betreuer wörtlich: „Ist für PMS 5 eine E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD geplant, ab welcher Version und zu welchen Kosten? Falls nicht: In welchen Tabellen stehen Rechnungskopf, Positionen, Steuersätze und Lieferadresse, dürfen wir sie lesend abfragen, und können Sie uns eine Exportabfrage liefern?“

Beispiel: PMS 5-Rechnung zu einem Lieferabruf als ZUGFeRD in einem Aufruf

Ein Zulieferer rechnet Drehteile aus einem Lieferabruf ab. Die Preise gelten je 1.000 Stück, wie im Seriengeschäft üblich; dafür gibt es die Preisbasismenge (BT-149). Kürzel wie BR-DE-26, BT-10 oder BG-3 stammen aus der Norm EN 16931. Sie müssen sie nicht kennen; wichtig ist der erklärende Satz daneben. Die Rahmenauftragsnummer steht als Bestellnummer, die Abrufnummer in der Bemerkung und im Positionstext. Die Sicht-PDF rendert der Server (Weg B). Dieses JSON erzeugt eine gültige XRechnung und ZUGFeRD.

In Alltagssprache: Vorher stehen die Angaben zum Lieferabruf nur in PMS 5 und auf dem Ausdruck. Nachher erzeugt der Server daraus die E-Rechnung und ein lesbares PDF, das der Rechnungseingang Ihres Kunden automatisch mit Abruf und Wareneingang abgleichen kann.

Der folgende Kasten ist für Ihre IT oder Ihr Systemhaus gedacht. Als Inhaber reicht es zu wissen: So sieht ein Beispiel aus, das die Prüfung besteht.

# Daten aus der PMS-Abfrage, Sicht-PDF rendert der Server:
curl -X POST https://api.einfache-rechnungen.de/v1/invoices/generate \
  -H "X-API-Key: erk_ihr_key" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d @abruf-0042.json

{
  "invoice": {
    "invoice_number": "VR-260871",
    "issue_date": "2026-09-25",
    "delivery_date": "2026-09-23",
    "due_date": "2026-11-09",
    "currency": "EUR",
    "buyer_reference": "Werk 2 / Tor 4",
    "purchase_order_reference": "RA-2026-0415",
    "note": "Lieferabruf 0042 vom 15.09.2026 zum Rahmenauftrag RA-2026-0415.",
    "seller": {
      "name": "Beispiel Präzisionsteile GmbH",
      "address": {"street": "Zeppelinstraße 9", "postal_code": "78467", "city": "Konstanz", "country_code": "DE"},
      "vat_id": "DE345678912",
      "electronic_address": "faktura@praezisionsteile.example",
      "electronic_address_scheme": "EM",
      "contact": {"name": "C. Beispiel", "phone": "+49 7531 555030", "email": "faktura@praezisionsteile.example"}
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel Fahrzeugtechnik GmbH",
      "address": {"street": "Zulieferweg 1", "postal_code": "88045", "city": "Friedrichshafen", "country_code": "DE"},
      "electronic_address": "invoices@fahrzeugtechnik.example",
      "electronic_address_scheme": "EM"
    },
    "payment_means": {"code": "58", "iban": "DE02500105170137075030"},
    "lines": [
      {"line_id": "1", "name": "Drehteil 30-114, Lieferabruf 0042", "quantity": "12000", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "186.50", "price_base_quantity": "1000", "price_base_quantity_unit_code": "C62",
       "line_net_amount": "2238.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"},
      {"line_id": "2", "name": "Drehteil 30-117, Lieferabruf 0042", "quantity": "4500", "unit_code": "C62", "unit_price_net": "412.00", "price_base_quantity": "1000", "price_base_quantity_unit_code": "C62",
       "line_net_amount": "1854.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19"}
    ],
    "charges": [
      {"amount": "38.00", "tax_category": "S", "tax_rate": "19", "reason": "Einwegverpackung"}
    ],
    "tax_breakdown": [
      {"category": "S", "rate": "19", "taxable_amount": "4130.00", "tax_amount": "784.70"}
    ],
    "totals": {
      "line_net_amount": "4092.00",
      "charge_total_amount": "38.00",
      "net_amount": "4130.00",
      "tax_amount": "784.70",
      "gross_amount": "4914.70",
      "payable_amount": "4914.70"
    }
  },
  "options": {"profile": "XRECHNUNG", "syntax": "CII"}
}

Rechenweg: 12.000 Stück × 186,50 € ÷ 1.000 = 2.238,00 €, 4.500 Stück × 412,00 € ÷ 1.000 = 1.854,00 €. Mit 38,00 € Verpackung sind das 4.130,00 € netto und 4.914,70 € brutto.

Feldzuordnung

Stolpersteine in der Zulieferung mit PMS 5

• Preis je 1.000 als Stückpreis gesendet: Ohne Preisbasis rechnet die API 12.000 × 186,50 € und erhält 2.238.000,00 € statt 2.238,00 €. Die API weist das mit HTTP 422 ab und nennt für die Position den gesendeten und den berechneten Wert. Lösung: price_base_quantity auf 1000 setzen oder den Stückpreis mit vier Nachkommastellen umrechnen.
• Abrufe aus mehreren Rahmenaufträgen in einer Rechnung: Die E-Rechnung kennt nur eine Bestellnummer. Folge: Der Rechnungseingang des Kunden ordnet einen Teil falsch oder gar nicht zu. Lösung: je Rahmenauftrag eine Rechnung, oder vorher mit dem Kunden klären, welche Nummer er erwartet.
• Lieferung an Werk oder Konsignationslager: PMS 5 führt getrennte Liefer- und Rechnungsadressen. Geht nur die Rechnungsadresse in die E-Rechnung, fehlt dem Kunden der Bezug zum Wareneingang. Bei Lieferungen ins EU-Ausland (K) scheitert die Prüfung ohne Lieferland sogar mit HTTP 422 (Regel BR-IC-12). Lösung: Lieferadresse als ship_to übergeben.
• Gleitkomma in der Abfrage: Rechnet eine Access- oder SQL-Abfrage Beträge mit Gleitkommazahlen, entstehen Centdifferenzen zwischen Positionen und Summe. Folge: HTTP 422 „Inconsistent invoice totals“. Lösung: Beträge im Festkomma-Format lesen und so übergeben, wie sie auf der gedruckten Rechnung stehen.

Häufige Fragen

PMS 5 ist ein Produkt der RKS Software GmbH. einfache-rechnungen.de ist ein unabhängiges Angebot und steht in keiner Verbindung zum Hersteller.

Kosten: Die Prüfung und Erzeugung kostet 0 € für 10 Rechnungen im Monat, danach ab 7,99 € netto. Eine Anbindung durch Coreventa ist ein Festpreisprojekt; den Rahmen klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Ihre Rechnungs- und Kundendaten bleiben dabei auf deutschen Servern (Hetzner).